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管理者必須掌握的7大管理分析工具

時間：2014-11-05

一、時間管理-重要與緊急

1.重要且緊急

緊急狀況

迫切的問題

限期完成的工作

你不做其他人也不能做

2.重要不緊急

準(zhǔn)備工作

預(yù)防措施

價值觀的澄清

計劃

人際關(guān)系的建立

真正的再創(chuàng)造

增進(jìn)自己的能力

3.緊急不重要

造成干擾的事、電話、

信件、報告

會議

許多迫在眉捷的急事

符合別人期望的事

4.不重要不緊急

忙碌瑣碎的事

廣告函件

電話

逃避性活動

等待時間

使用方法：優(yōu)先順序=重要性*緊迫性。在進(jìn)行時間安排時，應(yīng)權(quán)衡各種事情的優(yōu)先順序，要學(xué)會“彈鋼琴”。對工作要有前瞻能力，防患于未然，如果總是在忙于救火，那將使我們的工作永遠(yuǎn)處理被動之中。

二、PDCA循環(huán)規(guī)則

Plan：制定目標(biāo)與計劃;

Do：任務(wù)展開，組織實(shí)施;

Check：對過程中的關(guān)鍵點(diǎn)和最終結(jié)果進(jìn)行檢查;

Action：糾正偏差，對成果進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，并確定新的目標(biāo)，制定下一輪計劃。

意義：每一項(xiàng)工作，都是一個pdca循環(huán)，都需要計劃、實(shí)施、檢查結(jié)果，并進(jìn)一步進(jìn)行改進(jìn)，同時進(jìn)入下一個循環(huán)，只有在日積月累的漸進(jìn)改善中，才可能會有質(zhì)的飛躍，才可能取得完善每一項(xiàng)工作，完善自己的人生。

三、6W2H法

What：工作的內(nèi)容和達(dá)成的目標(biāo);

Why：做這項(xiàng)工作的原因;

Who：參加這項(xiàng)工作的具體人員，以及負(fù)責(zé)人;

When：在什么時間、什么時間段進(jìn)行工作;

Where：工作發(fā)生的地點(diǎn);

Which：哪一種方法或途徑;

How：用什么方法進(jìn)行;

Howmuch：需要多少成本?

意義：做任何工作都應(yīng)該從6W2H來思考，這有助于我們的思路的條理化，杜絕盲目性。我們的匯報也應(yīng)該用6W2H，能節(jié)約寫報告及看報告的時間。

四、任務(wù)分解法

WBS即WorkBreakdownStructure，如何進(jìn)行WBS分解：目標(biāo)→任務(wù)→工作→活動

WBS分解的原則：

將主體目標(biāo)逐步細(xì)化分解，最底層的任務(wù)活動可直接分派到個人去完成;每個任務(wù)原則上要求分解到不能再細(xì)分為止。

WBS分解的方法：

至上而下與至下而上的充分溝通;

一對一個別交流;

小組討論。

WBS分解的標(biāo)準(zhǔn)：

分解后的活動結(jié)構(gòu)清晰;

邏輯上形成一個大的活動;

集成了所有的關(guān)鍵因素包含臨時的里程碑和監(jiān)控點(diǎn);

所有活動全部定義清楚。

意義：學(xué)會分解任務(wù)，只有將任務(wù)分解得足夠細(xì)，您才能心里有數(shù)，您才能有條不紊地工作，您才能統(tǒng)籌安排您的時間表。

五、SMART原則

Specific具體的;

Measurable可測量的;

Attainable可達(dá)到的;

Relevant相關(guān)的;

Timebased時間的;

意義：人們在制定工作目標(biāo)或者任務(wù)目標(biāo)時，考慮一下目標(biāo)與計劃是不是SMART化的。只有具備SMART化的計劃才是具有良好可實(shí)施性的，也才能指導(dǎo)保證計劃得以實(shí)現(xiàn)。

特別注明：有的又如此解釋此原則：

——S代表具體(Specific)，指績效考核要切中特定的工作指標(biāo)，不能籠統(tǒng);

——M代表可度量(Measurable)，指績效指標(biāo)是數(shù)量化或者行為化的，驗(yàn)證這些績效指標(biāo)的數(shù)據(jù)或者信息是可以獲得的;

——A代表可實(shí)現(xiàn)(Attainable)，指績效指標(biāo)在付出努力的情況下可以實(shí)現(xiàn)，避免設(shè)立過高或過低的目標(biāo);

——R代表現(xiàn)實(shí)性(realistic)，指績效指標(biāo)是實(shí)實(shí)在在的，可以證明和觀察;

——T代表有時限(timebound)，注重完成績效指標(biāo)的特定期限。

六、SWOT分析法

Strengths：優(yōu)勢

Weaknesses：劣勢

Opportunities：機(jī)會

Threats：威脅

意義：幫您清晰地把握全局，分析自己在資源方面的優(yōu)勢與劣勢，把握環(huán)境提供的機(jī)會，防范可能存在的風(fēng)險與威脅，對我們的成功有非常重要的影響力。

七、二八原則

巴列特定律：“總結(jié)果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的。”按事情的“重要程度”編排事務(wù)優(yōu)先次序的準(zhǔn)則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎(chǔ)上。

舉例說明：

80%的銷售額是源自20%的顧客;

80%的電話是來自20%的朋友;

80%的總產(chǎn)量來自20%的產(chǎn)品;

80%的財富集中在20%的人手中;

意義：這啟示我們在工作中要善于抓主要矛盾，善于從紛繁復(fù)雜的工作中理出頭緒，把資源用在最重要、最緊迫的事情上。

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