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走上管理崗,一定要有流程思維
    時間:2024-08-28

走上管理崗,一定要有流程思維

走上管理崗位,不僅是職位的晉升,更是思維方式和工作方法的全面升級。
很多人能從優秀員工晉升為管理者,但并非所有人都能在流程思維轉變中如魚得水。
沒有流程思維的管理,就如同無頭蒼蠅四處亂撞,不僅效率低下,還難以取得實質性的成果。
為什么這樣說呢,今天我們來談一談。

01, 好的流程,破解4大管理難題
說到流程,我們都不難理解。
簡單來說,就是通過動作A拿到結果B,至于中途你如何去自主安排、優化步驟,則構成了流程的閉環。
以購買零食為例:
當你對某款零食心生喜愛時,你需要按照商家店鋪的規則,精心選擇口味、數量等關鍵信息來購買。
隨后,系統會為你生成訂單,即時通知商家開始打包處理。
商家則會根據訂單需求,進行商品的精準分配,并將其交由物流公司進行配送。
最終,你只需要等待物流信息的更新,便能順利接收到你的零食包裹。
仔細審視這個過程,從選擇下單,再到收貨,每一個環節都緊密相連,構成了一套完整的閉環流程。
這不僅體現了流程的有序性和連貫性,更顯示了在實現目標過程上的重要性。
做管理也是如此。
當我們想要更好、更快地拿到結果,就一定要有一套科學、合理的做事流程。
它能輔助大家實現工作的連續化和標準化,讓團隊在執行過程中有據可依、有規可循。
這樣,不僅能夠提高工作效率,還能有效促成預期結果的出現。
所以,在工作中構建一套科學合理的做事流程,不單單是為了規范,更是為了解決問題。
(1) 責權混亂
在管理中,責權不清是導致團隊混亂的根源。
為了解決這個問題,你需要構建明確的流程,將每個環節的職責與權力界定清晰。
比如,通過制定詳細的崗位職責說明書,明確每個職位的職責和權力范圍。
同時,建立責任追究機制,確保每個人對自己的工作負責,將有責必究貫、定責到人貫徹到底。
此時,團隊成員就能清楚地知道自己的一畝三分地,從而避免推諉扯皮,提升團隊執行力。
(2) 人效低下
人效低下往往是因為工作流程繁瑣、重復勞動過多。
為了優化流程,你需要去除無效環節,讓每個人的工作都聚焦在核心的價值上。
比如,通過流程分析工具,如流程圖、價值流圖等,來識別和消除浪費。
同時,鼓勵團隊成員提出改進建議,將他們的經驗和智慧融入到流程優化中,根據大家實際的做事能力不斷去優化。
這樣團隊的整體效能就能得到顯著提升。
(3) 信息隔閡
信息不暢,是團隊溝通的“腸梗阻”。
為了解決這個問題,你需要在團隊做的過程中建立信息共享和反饋機制,確保信息在流程中順暢流動。
比如,通過設立信息交流平臺、定期召開團隊會議、跨部門溝通等方式,促進信息的共享和流動。
建立信息反饋機制,鼓勵團隊成員及時反饋問題和建議,以便及時調整和優化流程。
從而減少誤解和誤判,增強團隊協作。
(4) 人才依賴
一項任務的完成,如果團隊過度依賴個別明星員工,那是團隊發展的隱患。
為了降低這種依賴性,你需要通過流程化管理將個人經驗轉化為團隊標準操作。
比如,通過制定詳細的操作手冊、培訓教程等,將個人經驗固化下來,讓其它隊員可以先照搬后根據經驗在改良。
同時,建立團隊知識庫,鼓勵團隊成員及時分享經驗和知識。
即使個別員工離職,團隊也能保持高效運轉,實現人才的可替代性。

02, 好的流程,是不斷優化的結果
如何優化流程?
有一個流程優化工具ECRS,即:取消(Eliminate)、合并(Combine)、重組(Rearrange)、簡化(Simplify)。
ECRS,本是IE術語,屬于精益生產范疇。
但在我們日常管理、操作流程及工作事務中,同樣適用,或者說更適用。
(1)取消:非必要步驟
在流程優化中,首先要審視現有的每一個步驟,判斷是否對最終結果產生實質性的貢獻。
對于那些不必要、無效或冗余的步驟,管理者應當毫不猶豫地取消。
例如,在企業的審批流程中,如果某些審批環節并不對決策產生實質性影響,那么這些環節就應當被取消,以減少時間和資源的浪費
(2)合并:重復性步驟
在流程中,往往存在一些功能相似或可以相互替代的步驟。
這些步驟如果分開執行,不僅會增加執行的復雜性,還可能導致資源的重復過度投入。
所以,管理者應當將這些相似的步驟進行合并,形成一個更加緊湊、高效的流程。
例如,在項目管理中,可以將需求分析和任務分配這兩個環節合并,由一個團隊或部門統一負責,以提高協同效率。
(3)重組:步驟的順序
流程的步驟順序往往對執行效果產生重要影響。
有時候,改變步驟的執行順序,可以大大提高流程的整體效率。
在工作中,管理者應當對流程中的步驟進行重新排列,使其更加符合邏輯和實際需求。
例如,麥當勞為了提升顧客滿意度和運營效率,不斷調整任務順序。
在高峰期,麥當勞會優先處理外賣訂單,確保外賣顧客能夠及時收到餐品。
同時,還會根據顧客的點餐習慣和需求,對菜單進行重排,將熱銷產品放置在顯眼位置,方便顧客快速選擇。
此外,定期回顧和分析顧客反饋,根據顧客意見調整服務流程,優化顧客點餐和取餐的動線設計,減少等待時間。
(4)簡化:步驟的難度
流程的復雜性往往是執行效率低下的重要原因。為了提升執行效率,我們應當對流程進行簡化,去除其中的冗余環節和復雜性。
例如,在客戶服務流程中,可以將多個溝通渠道整合為一個統一的平臺,以減少客戶在不同渠道之間的轉換成本和時間。
同時,還可以對流程中的表單、報告等進行簡化,使其更加易于填寫和理解。

寫在最后:
流程思維,是管理者必備的底層邏輯。
它不僅僅是一種工作方法,更是一種人性洞察的體現。
人性的弱點,如懶惰、逃避責任、追求安逸等,往往是管理難題的根源。
而流程思維,正是通過制度化、標準化的手段,來克服這些人性弱點,激發團隊的正面潛能。
掌握流程思維,意味著你能夠從混亂中找出秩序,從復雜中提煉簡單。
記住,優秀的管理者,不僅是問題的解決者,更是流程的塑造者。
你覺得呢?
 

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