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別讓職務說明書淹沒了問題的關鍵點
    時間:2022-06-17

        對于職務說明書,許多企業都說愛你不容易,它使很多人沉迷于事務性工作,讓人陷入不知所從的境地,咎其原因是職務說明書淹沒了問題的關鍵點,把主要的問題忽略或掩蓋了起來。下面就職務說明書應用于人才的選拔展開討論。
        一、職務說明書淹沒了“靶心”
        那是一個陽光明媚的上午,政府組織的一場大型的公益招聘會,因是節后第一場招聘會,招聘企業與應聘人員也比較多,更為可貴的是政府的組織很到位,給每個企業安排一個招聘展位,并在每個展位后面隔開了一個小空間供招聘人員選拔,面試用。
        我當時在一家大型的外資企業主持人力資源部工作,公司規模近萬人,在廣東中山市擁有自己廠房面積達3000畝。寫字樓有5層,建筑面積近萬平方米。為將招聘會達到效果,公司提前在報紙上發布了招聘廣告,在市區各村鎮廣告櫥窗張貼了招聘海報,同時在珠江電視臺也打了招聘文字廣告。可在招聘現場就發生了一件這樣有趣的事情。
        當時我正在面試一位電子工程師,已經接近尾聲,這時我的招聘專員遞過來一份簡歷,說是來應聘總經理秘書的,征詢我的意見是否需要繼續面試,我粗略看了一眼簡歷以及簡歷上的照片,從簡歷上看基本符合崗位要求,照片上的人也顯得年輕活潑,于是我就讓招聘專員先帶進來,在靠角落的位置讓她坐等幾分鐘。
        我繼續跟應聘電子工程師的應聘者談了公司的文化,工作時間、以及大概的薪酬范圍和到公司面試的時間就結束了談話。
        以下是面試總經理秘書的談話記錄片斷
        問:請問您多大年齡?
        答:簡歷上有(頓了一下),25歲。
        問:您的簡歷上寫的已婚......
        答:(未等問完搶答)現在未婚,我的婚姻半年前就結束了。
        問:那,方便透露為什么離婚嗎?
        答:(很干脆)他不尊重我,平時管得太寬,去哪里都要向他說明,有時還翻看我的手機, 不給看就吵架,就沒法過了。
        ......
        面試完送走這位女士后,我對招聘專員說可以將這位女士從候選人名單中排除了。
        看到招聘專員大惑不解的神情,我問:作為總經理秘書,最為重要的要求是什么?于是他們重復了公司的關于總經理秘書崗位描述的話。正確,但沒有切中要害。
        我的解釋是,總經理秘書的第一要素是:保持中立!他應該有工作上的激情,然而在對事務的判斷和處理上趨于理性。由于中立的要素,在總經理秘書的招聘中除了考慮儀容儀表,個人氣質,學歷與學識要求外,實際上隱含著這一條件:年齡應該偏大(一般應在28歲以上),已為人母,夫妻家庭和睦。這一條件是篩選應聘者的重要因素,至于為什么?大家可以從不同角度去理解、考慮。
        反觀該女士在面試中的表現,就很差強人意。首先在招聘專員搬了個凳子要她稍等一下時,她卻一直站著,并還來回走動;第二,在我與電子工程師介紹公司的工作時間時,又中間打斷插言,說明她不具備基本的禮儀;第三,在問她年齡這個稍敏感話題時,先是回避,說明她有一定城府;第四對婚姻這種人生的大事太過草率。既使她有很高的學歷,211大學的畢業證書,皎好的容貌與身材,很深的學識,仍逃不了成為不予考慮錄用的理由。所以,這就是選擇。
        實際上,在我們招聘與日常工作過程中,這種模糊的認識是大量出現的,誠然,我們有再完善的制度與體系保障,很多工作還是必須依賴于我們的主觀判斷,而我們需要的是解決的方案,而不是無窮無了的思辯。要盡可能減少主觀,一個高明的管理者就是要善于抓住問題的要害關系。
        事實上,我們制訂的職務說明書,以及職務說明書的關于崗位任職資格的要求,并不能反映問題的要害,往往淹沒了問題的關鍵點,使我們只看到靶面卻找不著靶心。
        二、“冰山下”的勝任要素
        我們選拔員工是要選能勝任崗位工作的員工,而不一定必須是最優秀的員工。最優秀的員工與勝任的員工的區別,關鍵在于他們的行為模式是不一樣的,而這種行為模式不僅僅和知識、能力有關系,和意志、品質、個性特質等要素直接相關。
一個人的整個素質狀況就像一座冰山,水上的東西小,水下的東西大,水上顯露的部分是行為、知識、技能、經驗這些直接觀察得到的東西,但水下的東西包括:態度、角色認知、自我概念、個性、動機等要素是看不見的。要通過測試的方法來了解。
事實上,我們制定的職務說明書通常只提供了水面上的素質,但水面下的部分無法提供。因此,我們在選拔人時第一要考慮的是勝任要素,即考察一個人下意識的行為模式,這是由于長期的態度和技能訓練所沉淀,累積形成的,不容易偽裝也更接近事實。所以,在選拔人才時別被職務說明書中的水上的素質部份所遮蔽,一偏概全,陷入主觀主義的圈套。
        三、設計勝任特征的選拔
        勝任要素在行為上的表現就是勝任特征。我們在選拔人員的時候,只要定位準確的勝任要素,然后依照這個要素的要求去考察應聘者的行為的符合性就可以了,它一般分為四步:
        1. 定位目標崗位核心勝任要素。
        2. 選擇比較容易測量的典型行為作為測試內容。
        3. 根據測試內容來測試應聘者的行為與典型行為的偏離程度來決定優劣。
        例:設計一個利用細節觀察來面試客戶服務部經理的方案。首先定位客戶服務的基本任務是讓客戶滿意,它的核心勝任要素可以用一句話來概括:對人的需求和心理狀態的敏感性。二是一個管理者的基本任務是通過別的服務人員來完成任務。因此管理者的勝任要素也概括一句話:秩序感和角色意識。
        有了這二句話,我們就確立了招聘一名優秀客戶主管的核心勝任要素。
        面試的時候,我們設計了一個通過倒水的細節來觀察候選者的敏感性,角色意識和秩序感的環節。道具是一張桌子,桌子上放了一個水杯,我坐在桌子后邊,對面是面試者座位,暖壺放在他坐的位置的側面。開場白之后,我拿起水杯,一飲而盡,把杯子一頓說:今天天氣好熱啊!說完觀察被試者的反應。
        一般有三種反應:
        第一種,被試者看到喝完,馬上站起來說:老師,來我給你倒水。這種人對別人的需求比較敏感。
        第二種,看到我談論天氣,笑呵呵地附合:今天天氣是有點熱,然后瞅著你,等待面試開始。這種人就屬于不敏感。
        第三種,馬上站起來,并不是先去倒水,而是先問一句:老師,要不要我給你倒點水啊!這種人首先比較敏感,其次能把握自己的角色,在做事之前先征求主導者意見。
        第一種人,是很出色的服務員,第三種人可以做服務管理崗位。 

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