開(kāi)會(huì)的順序，這樣安排最科學(xué)！
我們得承認(rèn)，有些會(huì)議就像催眠曲，讓人昏昏欲睡；但有些會(huì)議卻像打了雞血，讓人精神煥發(fā)，收獲滿(mǎn)滿(mǎn)。
為什么？因?yàn)殚_(kāi)會(huì)是個(gè)技術(shù)活，領(lǐng)導(dǎo)者要是沒(méi)兩把刷子，這會(huì)議恐怕就得成了“低效率”和“斗志殺手”的代名詞。
這其中的差別，關(guān)鍵在于會(huì)議的組織者和主持者是否掌握了開(kāi)會(huì)的“訣竅”，尤其是表達(dá)的順序。
一、跟下屬開(kāi)會(huì)的正確順序
那些目標(biāo)模糊、議題散漫的會(huì)議，咱們都見(jiàn)識(shí)過(guò)吧？討論得熱火朝天，最后卻啥也沒(méi)解決。這種會(huì)議，簡(jiǎn)直就是時(shí)間和精力的“黑洞”。
所以，領(lǐng)導(dǎo)者得牢記開(kāi)會(huì)的正確順序，別讓會(huì)議成了無(wú)頭蒼蠅。
1.先談目標(biāo)——到底要干啥？
會(huì)議一開(kāi)始，就得明確目標(biāo)。這目標(biāo)得具體、可衡量，別整那些籠統(tǒng)、模糊的。比如你說(shuō)“提升銷(xiāo)售額”，那得具體到提升多少，怎么提升。這樣大家才能有個(gè)明確的方向，知道勁兒該往哪兒使。
然而，在現(xiàn)實(shí)中，很多領(lǐng)導(dǎo)者卻忽視了這一點(diǎn)。他們往往急于展開(kāi)討論，卻忽略了明確目標(biāo)的重要性。結(jié)果導(dǎo)致會(huì)議效率低下，甚至無(wú)果而終。
2.再談現(xiàn)狀——問(wèn)題出在哪兒？
目標(biāo)明確了，接下來(lái)就得分析現(xiàn)狀。這一步得客觀(guān)、全面，把問(wèn)題挖個(gè)底朝天。別怕揭短，更別主觀(guān)臆斷。讓團(tuán)隊(duì)成員都來(lái)說(shuō)說(shuō)自己的看法，把問(wèn)題攤開(kāi)了講，這樣才能找到病根兒。
然而，在現(xiàn)實(shí)中，很多領(lǐng)導(dǎo)者卻常常在這一步上栽跟頭。他們要么對(duì)問(wèn)題輕描淡寫(xiě)、避重就輕；要么主觀(guān)臆斷、情緒化表達(dá)。這樣的做法不僅無(wú)法解決問(wèn)題，反而會(huì)引發(fā)更多的矛盾和紛爭(zhēng)。
3.商討方案——咋解決這問(wèn)題？
問(wèn)題找到了，那就得想辦法解決。這時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)者得鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員積極發(fā)言，提出建設(shè)性意見(jiàn)。別自己一個(gè)人唱獨(dú)角戲，更別讓下屬們爭(zhēng)吵不休。得引導(dǎo)大家從多個(gè)角度思考問(wèn)題，集思廣益，找出最佳解決方案。
然而，在現(xiàn)實(shí)中，很多領(lǐng)導(dǎo)者卻常常在這一環(huán)節(jié)上“卡殼”。他們要么自己包辦一切、不聽(tīng)取下屬的意見(jiàn)；要么任由下屬爭(zhēng)論不休、無(wú)法達(dá)成共識(shí)。這樣的做法不僅無(wú)法解決問(wèn)題，反而會(huì)打擊團(tuán)隊(duì)的士氣和信心。
4.確認(rèn)落實(shí)——誰(shuí)來(lái)做，怎么做，何時(shí)完成
最后一步，也是至關(guān)重要的一步，就是確認(rèn)落實(shí)。會(huì)議結(jié)束了，得明確責(zé)任人、任務(wù)分工和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。這樣大家才能心里有數(shù)，知道接下來(lái)該干啥。還得建立有效的監(jiān)督機(jī)制，確保各項(xiàng)決議能夠按時(shí)、按質(zhì)完成。不然的話(huà)，會(huì)議開(kāi)得再好也白搭。
然而，在現(xiàn)實(shí)中，很多領(lǐng)導(dǎo)者卻常常忽視了這一點(diǎn)。他們要么對(duì)決議執(zhí)行不力、缺乏有效監(jiān)督；要么對(duì)任務(wù)分工不明確、導(dǎo)致相互推諉扯皮。
二、和上級(jí)開(kāi)會(huì)的順序
跟上級(jí)開(kāi)會(huì)，很多下屬心里都犯怵。怕表現(xiàn)不好，怕挨批。其實(shí)啊，這種心態(tài)大可不必。跟上級(jí)開(kāi)會(huì)，關(guān)鍵是得冷靜、客觀(guān)，按照正確的順序來(lái)。
1.先說(shuō)問(wèn)題——遇到啥困難了？
跟上級(jí)開(kāi)會(huì)時(shí)，首先得簡(jiǎn)明扼要地陳述當(dāng)前遇到的問(wèn)題。這些問(wèn)題得是經(jīng)過(guò)深思熟慮和充分準(zhǔn)備的，能夠直接反映工作中的實(shí)際困難。同時(shí)還得分析問(wèn)題的本質(zhì)和原因，讓上級(jí)能夠全面了解情況。這樣上級(jí)才能給你提供有效的指導(dǎo)和幫助。
然而，在現(xiàn)實(shí)中，很多下屬卻常常在這一步上“掉鏈子”。他們要么對(duì)問(wèn)題遮遮掩掩、不敢直言；要么夸大其詞、危言聳聽(tīng)。這樣的做法不僅無(wú)法解決問(wèn)題，反而會(huì)讓上級(jí)對(duì)下屬的能力和態(tài)度產(chǎn)生懷疑。
2.再談?dòng)绊?mdash;—會(huì)有啥后果？
闡述了問(wèn)題之后，還得進(jìn)一步說(shuō)明這些問(wèn)題可能對(duì)工作進(jìn)度、團(tuán)隊(duì)士氣或公司業(yè)績(jī)等方面造成的具體影響。這樣上級(jí)才能更加直觀(guān)地感受到問(wèn)題的緊迫性和重要性，從而更加重視和支持你的工作。
然而，在現(xiàn)實(shí)中，很多下屬卻常常忽視了這一點(diǎn)。他們往往只關(guān)注問(wèn)題本身，而忽略了問(wèn)題可能帶來(lái)的后果和影響。
這樣的做法不僅無(wú)法引起上級(jí)的重視和支持，反而會(huì)讓上級(jí)認(rèn)為下屬缺乏全局觀(guān)念和責(zé)任心。
3.個(gè)人建議——應(yīng)該這么辦
作為下屬，在向上級(jí)反映問(wèn)題的同時(shí)，也應(yīng)該提出自己的解決方案。這不僅可以展現(xiàn)你的主動(dòng)性和責(zé)任感，還能讓上級(jí)對(duì)你的工作能力和判斷力有更深入的了解。當(dāng)然啦，提出的建議得是經(jīng)過(guò)充分思考和論證的哈，得有一定的可行性和可操作性才行。
然而，在現(xiàn)實(shí)中，很多下屬卻常常在這一步上“失分”。他們要么沒(méi)有自己的主張和見(jiàn)解；要么提出的建議不切實(shí)際、難以操作。這樣的做法不僅無(wú)法解決問(wèn)題，反而會(huì)讓上級(jí)對(duì)下屬的能力和態(tài)度產(chǎn)生更大的質(zhì)疑。
4.尋求支持——需要啥幫助和資源？
最后呢，就是得明確說(shuō)明需要哪些資源、幫助或支持來(lái)實(shí)現(xiàn)這些方案了。這樣你在得到上級(jí)認(rèn)可的同時(shí)呢，也能獲得必要的支持和資源保障啦。別自個(gè)兒悶頭干哈，得學(xué)會(huì)向上級(jí)“要資源”。
然而，在現(xiàn)實(shí)中，很多下屬卻常常忽視了這一點(diǎn)。他們往往只關(guān)注自己的方案和想法，而忽略了實(shí)現(xiàn)這些方案和想法所需要的資源和支持。這樣的做法不僅無(wú)法讓方案得到有效實(shí)施，反而會(huì)讓下屬陷入孤立無(wú)援的境地。

三、領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)的12字口訣
作為領(lǐng)導(dǎo)者，在主持會(huì)議時(shí)還需牢記12字口訣：我發(fā)現(xiàn)、我建議、我明確、我強(qiáng)調(diào)。這不僅是開(kāi)會(huì)時(shí)的指導(dǎo)原則，更是領(lǐng)導(dǎo)智慧的體現(xiàn)。這12句口訣也最好遵循這個(gè)基本順序，效果最佳。
1．“我發(fā)現(xiàn)”
即領(lǐng)導(dǎo)者要敏銳地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，這是領(lǐng)導(dǎo)者的基本職責(zé)之一。只有及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，才能迅速采取措施加以解決。
領(lǐng)導(dǎo)者要善于從各種信息中捕捉到問(wèn)題的苗頭，然后進(jìn)行深入的分析和研究，找出問(wèn)題的根源和癥結(jié)所在。
2．“我建議”
這是要求領(lǐng)導(dǎo)者在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后，不是簡(jiǎn)單地指責(zé)和抱怨，而是要積極地提出解決問(wèn)題的建議。
這些建議應(yīng)該是基于對(duì)問(wèn)題的深入理解和分析，同時(shí)結(jié)合團(tuán)隊(duì)和組織的實(shí)際情況提出的。建議要具體、可行，能夠直接針對(duì)問(wèn)題的核心和本質(zhì)。
通過(guò)提出建議，領(lǐng)導(dǎo)者可以引導(dǎo)團(tuán)隊(duì)成員共同思考問(wèn)題的解決方案，從而推動(dòng)工作的進(jìn)展。
3．“我明確”
這意味著領(lǐng)導(dǎo)者在會(huì)議中要明確各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人、完成時(shí)間和考核標(biāo)準(zhǔn)。這是確保會(huì)議決議得到有效執(zhí)行的關(guān)鍵。
只有明確了各項(xiàng)任務(wù)的具體要求和標(biāo)準(zhǔn)，才能避免出現(xiàn)推諉扯皮的情況，確保各項(xiàng)工作能夠按時(shí)、按質(zhì)完成。
同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者還要對(duì)各項(xiàng)任務(wù)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并加以解決。
4．“我強(qiáng)調(diào)”
領(lǐng)導(dǎo)者在會(huì)議結(jié)束時(shí)，要對(duì)會(huì)議內(nèi)容的進(jìn)行總結(jié)和強(qiáng)調(diào)。通過(guò)強(qiáng)調(diào)會(huì)議的重點(diǎn)和要點(diǎn)，可以加深團(tuán)隊(duì)成員對(duì)會(huì)議內(nèi)容的理解和記憶。
同時(shí)，還可以對(duì)會(huì)議中達(dá)成的共識(shí)和決議進(jìn)行再次確認(rèn)和提醒，確保團(tuán)隊(duì)成員能夠按照要求去執(zhí)行。
此外，領(lǐng)導(dǎo)者還可以通過(guò)強(qiáng)調(diào)來(lái)增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員的責(zé)任感和使命感，激發(fā)他們的工作熱情和積極性。

寫(xiě)在最后：
會(huì)議，既是解決問(wèn)題的場(chǎng)所，也是團(tuán)隊(duì)協(xié)作的舞臺(tái)。每一次的召集與討論，都蘊(yùn)藏著團(tuán)隊(duì)前行的方向與動(dòng)力。
在這個(gè)過(guò)程中，我們不僅要關(guān)注會(huì)議的形式和流程，更要注重會(huì)議的內(nèi)容和效果。我們要以敏銳的眼光發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，以開(kāi)放的心態(tài)接納建議，以明確的目標(biāo)引領(lǐng)團(tuán)隊(duì)，以堅(jiān)定的信念強(qiáng)調(diào)執(zhí)行。