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開會的順序,這樣安排最科學!
    時間:2024-03-01

 開會的順序,這樣安排最科學!
我們得承認,有些會議就像催眠曲,讓人昏昏欲睡;但有些會議卻像打了雞血,讓人精神煥發,收獲滿滿。
為什么?因為開會是個技術活,領導者要是沒兩把刷子,這會議恐怕就得成了“低效率”和“斗志殺手”的代名詞。
這其中的差別,關鍵在于會議的組織者和主持者是否掌握了開會的“訣竅”,尤其是表達的順序。
一、跟下屬開會的正確順序
那些目標模糊、議題散漫的會議,咱們都見識過吧?討論得熱火朝天,最后卻啥也沒解決。這種會議,簡直就是時間和精力的“黑洞”。
所以,領導者得牢記開會的正確順序,別讓會議成了無頭蒼蠅。
1.先談目標——到底要干啥?
會議一開始,就得明確目標。這目標得具體、可衡量,別整那些籠統、模糊的。比如你說“提升銷售額”,那得具體到提升多少,怎么提升。這樣大家才能有個明確的方向,知道勁兒該往哪兒使。
然而,在現實中,很多領導者卻忽視了這一點。他們往往急于展開討論,卻忽略了明確目標的重要性。結果導致會議效率低下,甚至無果而終。
2.再談現狀——問題出在哪兒?
目標明確了,接下來就得分析現狀。這一步得客觀、全面,把問題挖個底朝天。別怕揭短,更別主觀臆斷。讓團隊成員都來說說自己的看法,把問題攤開了講,這樣才能找到病根兒。
然而,在現實中,很多領導者卻常常在這一步上栽跟頭。他們要么對問題輕描淡寫、避重就輕;要么主觀臆斷、情緒化表達。這樣的做法不僅無法解決問題,反而會引發更多的矛盾和紛爭。
3.商討方案——咋解決這問題?
問題找到了,那就得想辦法解決。這時候,領導者得鼓勵團隊成員積極發言,提出建設性意見。別自己一個人唱獨角戲,更別讓下屬們爭吵不休。得引導大家從多個角度思考問題,集思廣益,找出最佳解決方案。
然而,在現實中,很多領導者卻常常在這一環節上“卡殼”。他們要么自己包辦一切、不聽取下屬的意見;要么任由下屬爭論不休、無法達成共識。這樣的做法不僅無法解決問題,反而會打擊團隊的士氣和信心。
4.確認落實——誰來做,怎么做,何時完成
最后一步,也是至關重要的一步,就是確認落實。會議結束了,得明確責任人、任務分工和時間節點。這樣大家才能心里有數,知道接下來該干啥。還得建立有效的監督機制,確保各項決議能夠按時、按質完成。不然的話,會議開得再好也白搭。
然而,在現實中,很多領導者卻常常忽視了這一點。他們要么對決議執行不力、缺乏有效監督;要么對任務分工不明確、導致相互推諉扯皮。
二、和上級開會的順序
跟上級開會,很多下屬心里都犯怵。怕表現不好,怕挨批。其實啊,這種心態大可不必。跟上級開會,關鍵是得冷靜、客觀,按照正確的順序來。
1.先說問題——遇到啥困難了?
跟上級開會時,首先得簡明扼要地陳述當前遇到的問題。這些問題得是經過深思熟慮和充分準備的,能夠直接反映工作中的實際困難。同時還得分析問題的本質和原因,讓上級能夠全面了解情況。這樣上級才能給你提供有效的指導和幫助。
然而,在現實中,很多下屬卻常常在這一步上“掉鏈子”。他們要么對問題遮遮掩掩、不敢直言;要么夸大其詞、危言聳聽。這樣的做法不僅無法解決問題,反而會讓上級對下屬的能力和態度產生懷疑。
2.再談影響——會有啥后果?
闡述了問題之后,還得進一步說明這些問題可能對工作進度、團隊士氣或公司業績等方面造成的具體影響。這樣上級才能更加直觀地感受到問題的緊迫性和重要性,從而更加重視和支持你的工作。
然而,在現實中,很多下屬卻常常忽視了這一點。他們往往只關注問題本身,而忽略了問題可能帶來的后果和影響。
這樣的做法不僅無法引起上級的重視和支持,反而會讓上級認為下屬缺乏全局觀念和責任心。
3.個人建議——應該這么辦
作為下屬,在向上級反映問題的同時,也應該提出自己的解決方案。這不僅可以展現你的主動性和責任感,還能讓上級對你的工作能力和判斷力有更深入的了解。當然啦,提出的建議得是經過充分思考和論證的哈,得有一定的可行性和可操作性才行。
然而,在現實中,很多下屬卻常常在這一步上“失分”。他們要么沒有自己的主張和見解;要么提出的建議不切實際、難以操作。這樣的做法不僅無法解決問題,反而會讓上級對下屬的能力和態度產生更大的質疑。
4.尋求支持——需要啥幫助和資源?
最后呢,就是得明確說明需要哪些資源、幫助或支持來實現這些方案了。這樣你在得到上級認可的同時呢,也能獲得必要的支持和資源保障啦。別自個兒悶頭干哈,得學會向上級“要資源”。
然而,在現實中,很多下屬卻常常忽視了這一點。他們往往只關注自己的方案和想法,而忽略了實現這些方案和想法所需要的資源和支持。這樣的做法不僅無法讓方案得到有效實施,反而會讓下屬陷入孤立無援的境地。

三、領導開會的12字口訣
作為領導者,在主持會議時還需牢記12字口訣:我發現、我建議、我明確、我強調。這不僅是開會時的指導原則,更是領導智慧的體現。這12句口訣也最好遵循這個基本順序,效果最佳。
1.“我發現”
即領導者要敏銳地發現問題,這是領導者的基本職責之一。只有及時發現問題,才能迅速采取措施加以解決。
領導者要善于從各種信息中捕捉到問題的苗頭,然后進行深入的分析和研究,找出問題的根源和癥結所在。
2.“我建議”
這是要求領導者在發現問題后,不是簡單地指責和抱怨,而是要積極地提出解決問題的建議。
這些建議應該是基于對問題的深入理解和分析,同時結合團隊和組織的實際情況提出的。建議要具體、可行,能夠直接針對問題的核心和本質。
通過提出建議,領導者可以引導團隊成員共同思考問題的解決方案,從而推動工作的進展。
3.“我明確”
這意味著領導者在會議中要明確各項任務的責任人、完成時間和考核標準。這是確保會議決議得到有效執行的關鍵。
只有明確了各項任務的具體要求和標準,才能避免出現推諉扯皮的情況,確保各項工作能夠按時、按質完成。
同時,領導者還要對各項任務的執行情況進行跟蹤和監督,及時發現問題并加以解決。
4.“我強調”
領導者在會議結束時,要對會議內容的進行總結和強調。通過強調會議的重點和要點,可以加深團隊成員對會議內容的理解和記憶。
同時,還可以對會議中達成的共識和決議進行再次確認和提醒,確保團隊成員能夠按照要求去執行。
此外,領導者還可以通過強調來增強團隊成員的責任感和使命感,激發他們的工作熱情和積極性。

寫在最后:
會議,既是解決問題的場所,也是團隊協作的舞臺。每一次的召集與討論,都蘊藏著團隊前行的方向與動力。
在這個過程中,我們不僅要關注會議的形式和流程,更要注重會議的內容和效果。我們要以敏銳的眼光發現問題,以開放的心態接納建議,以明確的目標引領團隊,以堅定的信念強調執行。

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