孟志強老師簡介
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著名培訓師 特聘教授、國內戰略與運營管理資深專家 國內總裁經典課程《成功突破－－總裁特訓營》研發人與主講人 孟老師1992年大連理工大學碩士研究生畢業，曾任跨國企業中方首席代表，吉發股份大連投資公司，大連正源集團，延邊公路股份等大型民企、上市公司高管職務，從事過投資、房地產開發、旅游..
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孟志強主講課程
公司的會議應當怎么開？
時間：2011-06-24 作者：孟志強
| 公司的會議應當怎么開？ 孟志強 某家企業去年業績不好，只完成了計劃的60%，于是老板主持召開了一個中層干部會，希望通過討論，找到銷售業績不好的原因，采取一些有效的措施，把今年的業績搞上去，類似這樣的會議是我們企業中常見的管理手段。 可是這個會開了一整天，也沒有得出一個什么結果來。一半的時間是中層們說了一些“我們的質量需要改進”，“我們的營銷團隊缺少戰斗力”，“我們的競爭對手低價競爭”，“我們的技術人員招不上來”之類的的話；一半時間是老板發火，“痛批下屬”，你們沒有責任心，你們能力不行，我早就告訴你們要招人，不行的趕緊換人，要更新產品包裝，要把沒有實力的經銷商換掉……，越說越來氣，最后又是“你們跟了我多年，我不忍心把你們換掉，但是你們這樣做法，就是逼我關掉工廠，我沒有問題，夠吃夠喝了，你們往哪里去？大多數時間不是發火，就是感慨激昂，然后就是“集體的沉默”， 最后是不歡而散。 我們公司怎么了？為什么說的事情落實不下去，為什么每次開會都是重復以前的事情？為什么公司開會沒有結果？為什么我們執行的速度那么慢？老板希望我們時代興邦的老師幫助解決一下。 我們為這家企業做了一個兩天的“團隊執行力訓練營”，先統一團隊的思想，樹立執行文化，給一些基本的運營方法。在培訓前的調研中我們聽到中層們說，我們經常開會，少則半天、多則一天，搞得許多業務無法正常進行，不參加還不行，參加了還沒有什么結果，一點小事就開會，部門那么多事急需我們去處理，我們許多人“身在會議，心在業務”。開會也沒有什么準備，老板經常搞突然襲擊，大家都在忙著，也不提前通知，也不提前準備，來開什么會我們都心里沒數。問題還不在這，問題在于，開會就是聽老板發火，也不做決策，經常跑題，會后應當做什么也沒有結論，也沒有安排，大家說什么意見也沒有用，不說反而更好，老板最后一句話永遠是 “你們看著辦吧”，會議多半是這樣結束的，我們也一頭霧水。 我們得出的結論是這家企業運營管理成本很高，效率極差，沒有章法，缺少訓練，老板開會就是發火，中層參加就是“繞圈兒”，時間長了大家心態都異化了，用我們時代興邦的話來說就是“會議多多，結果不好，中層反感，老板無奈”，惡性循環了。 這類情況在不少企業都不同程度的存在，如何解決呢？我們提供一些建議給有這些問題的企業一點參考： 公司運營管理的會議要分兩類。 一種是工作例會，但不是我們經常看到的每周、每月定期把中層召集起來，老板聽部門匯報，中間做些討論，最后老板發言安排工作的那種例會；而是有制度、有流程，有計劃，有控制的，“直奔結果，解決問題”的質詢會，這是一個把過程結果管理起來的機制，為的是不要等到最后問題“成災”，“積重難返”。質詢會的主要的方式是建立周質詢或者月質詢會議制度，對部門業務特別是結果做定期的質詢，老板主持，中層參加，公開質詢，現場解決，會后跟蹤檢查、落實，過程中出現問題隨時溝通解決。 質詢會需要一些基本的管理工具，一是制度，二是流程，三是周報、周計劃，月報，月計劃的模板，還要對職責認知、結果定義、過程分解、開會流程，甚至匯報話術進行必要的訓練，以提高質詢效率，這種會議就是聚焦結果，回答的是“結果定義對不對，是不是完成了，什么原因沒有完成，措施是什么，新的承諾是什么，誰來監督檢查執行情況”，然后進入會后的過程檢查中，直到下次開會再次質詢。結果越做越好，就是進步，如果經常不能夠完成，就不是這種質詢會可以解決的了，需要開專題改進會。 專題改進會是第二種會議形式，改進會有兩個前提，一是遇到經常出現相同的錯誤，強調了還是出錯，二是重要的事情，久拖不決，嚴重影響公司的全局發展。這類會議必須做充分的準備。會前必須發通知給問題的相關部門負責人，請他們做一件事，就是從各自的工作職責出發，查找出現問題的原因，并提交解決方案，或者拿出具體的解決措施出來，哪怕一個也比沒有強，否則不要開會，開了效果也不會好。 改進會的基本程序就是“窮盡原因”，找出“真原因”，原因找準了，解決方法自然有，解決的方法有了，部門各自承諾自己的結果，領回各自的任務，限期完成，過程中安排專人做過程檢查，最后由負責人匯報結果。如果是責任心問題，自己反省，領導談話，限期改正；如果是制度不完善的問題，立即完善制度并執行；如果是公司資源配備不足的問題，老板現場就要拍板；如果是能力問題，給他工具、流程與方法，讓他操練，考核達標；如果是市場和大勢的問題，那么我們就團結一致，在現有的條件下，把自己的結果做的更好，共度難關。 后來我們又邀請這家企業來參加我們的“民企突破”總裁班，學習“運營突破”專題，我們給了他們“5I運營管理模式”的一些制度、流程與工具，他們回去之后開始建立質詢會制度，明確部門職能與中層崗位職責，訓練中層的結果定義思維與能力，對重大的問題采取了改進會的方式，到目前為止，已經有了四個小成果，一是無效的會議少了；二是會議效率高了；三是老板發火少了，中層抱怨少了；四是完成結果的越來越多了。雖然操作的還不熟練，理解上還不深刻，運用上還不是特別規范，但是這無疑是一個良好的開端。 解決企業高效運營的問題需要三個條件，一是要樹立執行文化，二是要建立運營機制，三是長期堅持。執行文化的核心是樹立以結果為導向，用結果說話的意識；機制的核心是用制度、流程和工具規范我們的行為；長期堅持的核心是不斷的學習，有意識的訓練，把過程中的每個結果管理起來。 過程好了，結果就好了，心態自然就好了，企業運營的效率就更高了。 （作者，北京時代興邦管理顧問有限公司首席咨詢顧問） 2010年8月6日 |
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