如何運用金字塔原理寫年終工作總結(jié)
又到一年一度的年終總結(jié)時。雖然這是一項年年寫、人人做的工作，但顯然大部分HR并不擅長此工作。有的HR苦惱到底從何下筆，有的HR苦惱寫了幾萬字老板還是不滿意。所以一份好的年終總結(jié)一定有些內(nèi)在的可以借鑒的規(guī)律，在此不妨做些了解。首先，我們需要明白年終總結(jié)不是抒情散文，也不是工作事項列表，它應(yīng)當(dāng)是一份嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲌蟾妗Ｔ趧庸P之前，需要關(guān)注這樣三個問題：年終總結(jié)寫給誰看？寫年終總結(jié)的目的是什么？怎樣達(dá)到目的？
一、年終總結(jié)的視角
年終總結(jié)的讀者并非是員工本人，而是老板。大多HR只是從自身角度去寫，回顧自己做了哪些工作，達(dá)到什么效果，在展現(xiàn)形式上多花心思，而不關(guān)心老板到底要什么。因此撰寫年終總結(jié)，第一步是站在老板的角度思考，他想通過年終總結(jié)了解什么？顯然，對于老板而言，他更加希望從年終總結(jié)中看到的是員工今年的工作是否為公司創(chuàng)造了價值。價值創(chuàng)造可以從三方面來思考：
1、業(yè)務(wù)價值
包括本年度的業(yè)績成果、重點工作完成情況。對于直接參與業(yè)務(wù)的部門，特別要體現(xiàn)增利或降本上的成果。
2、服務(wù)價值
對于后臺職能部門來說，其本身不創(chuàng)造業(yè)務(wù)價值，它的價值來源于為公司業(yè)務(wù)開展提供有效的支持。對于集團(tuán)總部來說，是否為下屬子公司提供必要的支持服務(wù)。
3、改進(jìn)價值
本年度重點解決了哪些核心問題？是否通過管理的改善帶來公司運作上的提升？
二、年終總結(jié)的目的
另外，對于年終總結(jié)而言，雖然名為對過去一年的回顧，但更重要的是如何與未來對接。這不是展望美好明天的空話，而是需要立足于今年到這個階段的工作現(xiàn)狀，規(guī)劃如何對接上明年的工作。老板更希望能夠從你的年終總結(jié)中看到，你的工作是在不斷推進(jìn)的，而不是每年徘徊在一個沒有結(jié)果的議題上。
年終工作總結(jié)應(yīng)當(dāng)是以價值為導(dǎo)向的結(jié)構(gòu)化表達(dá)，是本年度的價值衡量和來年價值創(chuàng)造的預(yù)估，是以未來規(guī)劃的視角審視現(xiàn)在的工作。
所謂未來規(guī)劃視角可以用一句話概括：以發(fā)展為導(dǎo)向，系統(tǒng)化思考，專題性推進(jìn)。
·以發(fā)展為導(dǎo)向就是明確未來的發(fā)展目的，習(xí)以為常的職能工作未必符合未來發(fā)展的要求，需要審視目前工作和未來戰(zhàn)略的匹配。
·系統(tǒng)化思考就是通過體系的角度和系統(tǒng)關(guān)聯(lián)角度尋找公司核心的問題，特別是落到本部門的核心問題。
·專題性推進(jìn)就是把本年的工作完成和未來的藍(lán)圖構(gòu)建建立關(guān)聯(lián)。做的好下一年會做什么可以形成整體的構(gòu)架，做不好缺哪兒，怎么彌補(bǔ)。有依據(jù)的分析更能獲得老板的認(rèn)可。
三、年終總結(jié)的金字塔特征
有了方向和目標(biāo)，然后就可以組織內(nèi)容了，素材怎么形成報告也有些講究。很多人至今在用三段論，洋洋灑灑一大篇，這可能是一篇優(yōu)秀的散文，然而老板卻無心閱讀這密密麻麻的大段文字。也有人將做過的工作條條框框全部羅列了一遍，看似有條理，實則缺乏歸納，老板讀完后只記得你做了很多零碎的工作，但這些工作的成效在哪里？與公司業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)度如何？也是一頭霧水。
結(jié)構(gòu)清晰、一目了然的總結(jié)才能第一時間抓住老板眼球。因而這里要介紹的，是如何將金字塔原理的結(jié)構(gòu)化思維運用到年終總結(jié)的寫作中。
金字塔原理是由麥肯錫的第一位女性咨詢顧問巴巴拉·明托于1973年提出，是一種結(jié)構(gòu)化思維的方法。因其展現(xiàn)的框架結(jié)構(gòu)酷似埃及金字塔而得名。其思維結(jié)構(gòu)不僅成為咨詢行業(yè)的準(zhǔn)則，并廣泛地運用到各類場合，成為幫助人們清晰思考、寫作、表達(dá)的重要工具。
在寫作中，金字塔原理要求文章嚴(yán)格遵守四個特征的標(biāo)準(zhǔn)：
特征一：一篇文章的結(jié)構(gòu)必定只支持一個思想，這個思想將概括所有各級各組的思想。
對于年終總結(jié)來說，也就是要求整篇總結(jié)由一個中心思想概括，所有的內(nèi)容都圍繞這個主題。
特征二：任何一個層次上的思想都必須是其下一層次思想的概括。
中心思想又可分解成幾個分論點，每個分論點分解成多個論據(jù)素材。要求論據(jù)必須支持分論點，分論點必須能夠支持中心思想。
特征三：每組中的思想必須屬于同一個范疇。
每個分論點下的論據(jù)必須屬于同一邏輯范疇內(nèi)，各論點之間、各論據(jù)之間必須相互獨立、且完全窮盡，這就是專業(yè)的術(shù)語MECE（Mutually exclusive Collectively exhaustive）。
特征四：每組中的思想都必須按照邏輯順序組織。
邏輯順序可以是時間順序、重要性順序等。按照邏輯順序排序，同時也方便檢查分類是否已經(jīng)窮盡所有的可能性。
四、自上而下的年終總結(jié)撰寫方法
構(gòu)建金字塔的方法中，自上而下的方法是在對問題和成果都很有把握，只差把清晰的結(jié)構(gòu)表達(dá)出來時，才能使用這種方法。每個人在寫年終總結(jié)前，一定都收集了一些碎片化的信息，包括：業(yè)績、采取的行動、個人主要問題、下年展望等等。同時經(jīng)過思考后，也確定了年終總結(jié)的主題思想。此時就可以采用自上而下的撰寫方法。
第一步，列出中心思想。
根據(jù)價值創(chuàng)造維度的分析，列出全文的中心思想。從這個中心開始層層分解下去。
第二步，列出問題的分解框架。
圍繞年終總結(jié)的主題，可以一般分解為三個模塊：完成的成績、遇到的問題、未來的計劃。這三者之間一個層層遞進(jìn)的邏輯關(guān)系。每個模塊可以繼續(xù)往下分解。成績可以分解為完成的業(yè)績和已經(jīng)采取的行動。遇到的問題可以分解為不足和其中的啟示。未來的計劃可以分解為主要目標(biāo)、具體措施、下年的展望。其中業(yè)績可以繼續(xù)下分為分管工作部分與重點工作部分。不足可以繼續(xù)分解為業(yè)務(wù)上的問題和個人的問題。這樣，金字塔的框架已大致成型。
第三步，放入素材。
把碎片化的素材整信息理到框架相應(yīng)的位置中，然后一個年終總結(jié)的金字塔就完成了。
通過金字塔框架的構(gòu)建，你的年終總結(jié)將更加思路清晰、層次分明、邏輯嚴(yán)密。
最后，希望各位HR能夠?qū)懗鲇猩疃取⒂薪Y(jié)構(gòu)的年終總結(jié)，為自己的一年辛苦畫上完美的句號。
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