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日本人交代工作得說五遍?
乍一聽,是不是覺得啰嗦?效率在哪?可仔細一琢磨,背后還真有不少門道。
記得很久之前,我去日本考察,第一次接觸這種工作方式,我也挺納悶:一件事反反復復講,真的高效嗎?
直到體驗了一番,才發現前期多花5分鐘,背后省下的是50%的溝通成本和100%的返工風險。
單從工作方法和團隊管理的角度來看,這種布置工作的小細節,的確值得每位帶團隊、搞項目的人深思。
下面,我淺談一下自己的想法。
01, 布置工作,為什么非要說5遍?
首先,他們特別講究“面子”,怕丟人。
你想啊,萬一因為自己沒聽明白搞砸了,在團隊面前多難為情,還連累同事。所以干脆就把丑話說在前頭,有啥不明白的當場就問清楚,總比事后捅婁子強。
其次,也和他們的老傳統有關。
以前的日本公司,基本上是你一輩子待在那兒,晉升也論資排輩。這么一來,上司帶你就跟師傅帶徒弟一樣,反正大家要相處幾十年,也不怕你后來者居上,前期多花點時間把你教明白,后面大家都省心。
所以,說5遍這套流程,目的是確保大家在目標、路徑、標準上達成高度一致,最大限度減少后期摩擦。
接下來,我們看一看交代工作5步法,到底包含了哪些具體的內容?
02, 如何使用5步法,布置工作最高效
對于5步法,我們拋開理論,就像交流經驗一樣,聊聊怎么用才高效。
別到時候,下屬猜著干活,最后交上來東西不對,你還得一肚子火。
(1) “你把事說清楚”,這是你的基本功
布置任務前,核心就一點,結構化表達,說清比聽懂更重要。
你要確保自己輸出的是完整、無歧義的,避免使用“盡快”、“大概”等模糊詞匯,用具體的數字去表達。
要干啥:不是“做個PPT”,而是“做關于上一季度銷售數據的總結PPT,在10頁之內”。
做成啥樣:“數據要準確,重點突出南區增長率,整體風格用公司標準模板。”
啥時候要:“本周四下午3點前發我初稿。”
關聯方:想是否需要跨部門協作?
說要求時,養成習慣性 checklist,如果發現自己無法在30秒內把任務說具體,說明你自己都沒想清楚。
那下屬做出來的活不行,至少有一半的原因是在你。這一步沒做好,后面全是無用功。
(2) “讓下屬復述一遍”,這是驗證接收第一步
布置任務最怕的就是,你以為的和他聽到的是兩碼事。
你說完了,千萬別問“聽懂了嗎?”(99%的人都會回答懂了)。
直接說:“好,為了避免我講亂,重復一下,你要做什么?”
這一步,聽下屬復述,聽3個關鍵點:
1.對象/范圍有無偏差? 2.核心標準有無遺漏? 3.時間節點是否準確?
他可能會說:“匯總上季度銷售PPT,明天給您。”
你馬上就能聽出來,他漏了“周四下午3點”和“重點突出南區”這兩個關鍵點。
任何偏差,都不是員工的錯,而是溝通出現漏洞。發現偏差后,立馬補充糾正:“我可能沒講明白,這里我再強調一下……”
這時候糾正,成本為零。要是等他交上來完全跑偏的東西,那成本就太大了。
(3) “講清為啥要這么干”,這是激發責任感的關鍵
這一步是讓員工明白做事背后的意義,讓他從干活的人變成操心的人。
背景和戰略意圖+賦予意義,你可以這么說:
“知道為什么重點看南區嗎?因為下個季度公司資源要向南區傾斜,咱們這個PPT就是要說服老板為什么該這么做。”
培養員工的“老板思維”。懂得為何而戰的員工,在做的過程中,就會主動思考調整,甚至創造性地超出預期。
當你抱怨下屬撥一撥動一動,不主動思考時,先反省一下,你是否只把他當成了手,而從未激活他的腦?
(4) “一起想可能會卡在哪”,這是給自己省事
聰明的管理者,不是等出了問題再去救火,而是提前把火苗掐滅。
這一步是主動管理風險,引導員工思考執行過程中的潛在障礙。
管理者可以提問:“根據你的經驗,你覺得在做這件事的過程中,可能會遇到哪些困難或風險?需要我提供什么支持?”
員工可能會提出如:跨部門協作可能不暢、缺乏某方面數據、時間可能緊張等問題。
此時,管理者的角色是資源提供者。可以當場承諾:“A部門的協調我來溝通”、“B資料我下午發你”。
你看,潛在的風險提前排除了,避免了中途停工跑來跟你求救的尷尬。
(5) “問你有更好的想法嗎”,這是把下屬用活的關鍵
最后一步是點睛之筆,從“要我做”到“我要做”。
你可以問:
“事情就是這么個事情,從你的角度看看,有沒有更好的主意?如果你全權負責,你會怎么做?”
他可能會說:“我覺得除了數據,加一張南區客戶的好評截圖可能更有說服力。”
這個點子可能你想不到,但很棒。
即使下屬想法不成熟,這種尊重也會讓他覺得,這不是老板的活,是我的活,干勁完全不一樣。
顯然,這是成本最低、回報最高的創新來源。讓最接近工作一線的人貢獻智慧,往往能發現管理者視角看不到的優化點。
寫在最后:
我們不一定非要照搬日本的5遍法,但這種層層確認的思路確實值得借鑒。
很多時候,工作中出現的差錯,根源就在于最初那幾分鐘的溝通不到位。
在這,我有個建議,覺得可以一試:
緊急小事:可能只需要前兩遍,快速確認即可
重要項目:往往會嚴格執行全套流程,甚至反復討論
對新員工:更耐心地走完全過程
對老員工:可能只需確認關鍵點即可
前期多花5分鐘確認,可能省去后期5小時的返工。這不就是真正的磨刀不誤砍柴工嗎?
話說,布置工作時,這5步你都做到位了嗎?評論區聊聊哦,
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