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關于公司周例會及月度總結例會流程通知
    時間:2022-10-08

 關于公司周例會及月度總結例會流程通知

 為使每次會議更高效、有序,現將開會有關事項通知如下,各員工須遵照執行。 

一、周例會

1、 時間:每周一下午13:30-15:00 (控制在1.5小時內)

2、 參與人員:各部門負責人

3、 主持:各參與人員輪流主持

4、 會議流程

會前:①會議室清潔、整理,根據與會人員安排好座位等。

②根據需要印發會議文件資料。

③根據需要準備好會議記錄工具(筆,記錄本,錄音筆等)。

④根據需要準備好會議需用的設備(電腦,投影儀等)。

⑤至少提前半個工作日發放會議通知,并把與會人員情況反饋給會議主持者。

⑥與會人員需提前準備好會中所需匯報內容。

⑦與會人員需提前安排好會議時間段內所需處理的其它工作。

⑧手機關機或調成靜音狀態。

⑨會議記錄與主持者,需提前一分鐘到達會議室。

⑩如有其它新的指示安排,提前告知與會人員。

會中:①會議記錄者根據既定的記錄格式做好會議記錄。

②會議主持者根據既定的會議議程控制整個會議過程。

③與會人員積極發言,并注意自己的語氣、語速、音量等。

會議內容:與會人員匯報上次會議決策執行情況及本周具體工作計劃、安排。

會后:①發放會議記錄,(根據需要發放給與會人員及未與會人員)。會議記錄應準確,會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人、具體完成時間及標準。

②根據會議對執行進行監督、檢查、反饋。

二、月例會

1、時間:每月三號下午13:30-15:30(控制在2小時內)

2、參與人員:公司全體員工

3、主持:阮總

4、會議流程

會前:同上

會中:同上

會議內容:①由店長匯報上月店鋪整體計劃指標完成情況,并由各部分責任人協同匯報在執行計劃過程中發現的問題,未(如未完成)完成的原因,解決方案,具體行動計劃等。

②本月主要工作計劃、指標(包括責任人、具體完成時間、達到標準等)

會后:同上

、開會注意事項及紀律要求

①提前做好各項準備工作,拒絕會議遲到、無故缺席。

②如確實有事,提前請假,并提前委托交代安排好自己在會中所需發言的內容。

③開會時應精神飽滿,衣著端莊,端莊坐姿,禁止嚼口香糖、蹺二郎腿、趴在桌子上或躺在椅子上,禁止勾肩搭背、竊竊私語,禁止隨意進出(如確實有事,應舉手示意,得到主持者同意后方可外出),應認真聆聽,做好筆記,積極發言。

④周例會如與月度例會時間相當,則一并舉行。如遇節假日則會議時間根據實際情況提前或順延。

四、會議記錄者要求及注意事項

①保持高度專注,注意聆聽,確保記錄準確、有條理,對于不確定信息,會后確認。

②會議結束后的一個工作日內發放會議記錄。(會議記錄可以用電子郵件或紙質發放,收到后應主動給與反饋,并認真查看,特別是與自己及團隊相關的需執行內容,應做好備忘記錄,并按照時間節點完成,在下次會議上最好攜帶之,并主動匯報執行情況)

③每個人可以限定發言時間,到時間了負責提醒。

(會議記錄者需要反應快、寫字快、記憶力強,且需要較強的組織、傾聽、總結能力,會后要總結,提升)

五、會議主持者要求及注意事項

①控制會議過程,如發生與會議內容或論題無關或深入到不必要的細節上,應及時引導到內容或議題本身。

②如果討論變得復雜,出現各種不同的見解時,要根據自己的理解將各種觀點加以概況。

③控制會議時間,無特殊情況,不要拖延。

④給每個人表述自己意見觀點的機會。

⑤每個發言(或一個議題、討論)結束后加以總結概況,以便形成決策或達成結論。

⑥在會議結束時,對已取得的結果進行概括。如確有必要進一步討論的,可以安排下一次會議。

(會議主持者需要有較強的語言表達能力,聆聽能力,對語言內容的概括、總結、提煉能力,并需要有較強的時間觀念,覺察能力,會場控制能力等,所以每次會前要做好充足準備,會后要總結,提升)

 

附:《會議紀要表》

                                 

 

 

 

 

 

會議紀要

會議主題

 

會議時間

 

會議主持

 

會議記錄

 

與會人員

 

 

遲到(早退)人員

 

缺席人員

 

會議內容:

1

2

3

 

 

 

 

 

 

會議決策

工作任務(工作任務的表述應清晰、明確、具體、有標準、可評估)

責任人

完成時間

檢查監督

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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