人力資源盤點(diǎn)的步驟

    時(shí)間：2022-06-01

人力資源盤點(diǎn)的步驟

　　（一）成立人力資源盤點(diǎn)工作小組

　　人力資源盤點(diǎn)工作小組由總經(jīng)理和各部門主管、人力資源規(guī)劃專職人員組成，總經(jīng)理擔(dān)任組長，人力資源部經(jīng)理任執(zhí)行副組長。在進(jìn)行人力資源盤點(diǎn)工作之前，通過對全體員工作充分的動(dòng)員，說明人力資源盤點(diǎn)工作的意義和重要性，要求各部門員工積極配合，客觀、詳實(shí)地提供相關(guān)資料數(shù)據(jù)。

　　（二）制定人力資源盤點(diǎn)計(jì)劃

　　人力資源盤點(diǎn)是對組織人力資源現(xiàn)狀的認(rèn)識(shí)與分析，是其他人力資源管理工作的基礎(chǔ)，也是一項(xiàng)比較耗時(shí)的工作，所以必須做好進(jìn)度計(jì)劃，保證人力資源盤點(diǎn)工作及時(shí)、順利地進(jìn)行。要樹立預(yù)算管理意識(shí)，做好人力資源盤點(diǎn)預(yù)算，在保證工作質(zhì)量的前提下，低成本高效率地完成人力資源盤點(diǎn)工作。

　　（三）收集、整理資料信息

　　在進(jìn)行正式的人力資源盤點(diǎn)前，必須全面收集、整理相關(guān)的資料信息，力求全面認(rèn)識(shí)組織人力資源現(xiàn)狀。資料信息可以通過查閱現(xiàn)有的檔案資料、發(fā)放調(diào)查問卷、訪談等途徑獲得。

　　（四）統(tǒng)計(jì)分析相關(guān)資料

　　人力資源部負(fù)責(zé)對收集的資料進(jìn)行分析，并且將以上獲取的數(shù)據(jù)整理為ＥＸＣＥＬ數(shù)據(jù)、圖表或其它電子數(shù)據(jù)庫形式，直觀、清晰地描述組織人力資源狀況。

　　（五）撰寫分析報(bào)告

　　在收集、整理完畢所有資料之后，人力資源部安排專職人員對以上數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，制作《××××年度公司人力資源環(huán)境描述統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告》，由公司人力資源部審核小組完成報(bào)告的審核工作，并報(bào)請公司總裁審核批準(zhǔn)。

　　作為人力資源供給、需求預(yù)測的基礎(chǔ)，《人力資源環(huán)境描述統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告》應(yīng)該根據(jù)需要分別采用表格數(shù)據(jù)、趨勢線數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)圖、分類數(shù)據(jù)等形式輔助說明，同時(shí)要對相關(guān)的數(shù)據(jù)資料或圖表進(jìn)行解釋。

　　人力資源盤點(diǎn)的內(nèi)容

　　為全面掌握企業(yè)人力資源現(xiàn)狀，依據(jù)盤點(diǎn)工作側(cè)重點(diǎn)的不同，可以將人力資源盤點(diǎn)分為人事信息盤點(diǎn)、人力資源能力盤點(diǎn)、人力資源政策盤點(diǎn)、人力資源心理狀態(tài)盤點(diǎn)。

　　１．人事信息盤點(diǎn)

　　人事信息盤點(diǎn)是人力資源盤點(diǎn)的基礎(chǔ)工作。按照部門和職位分別對任職者的年齡、性別、教育程度、工作年限等因素進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，制作《職位結(jié)構(gòu)分析表》、《年齡結(jié)構(gòu)分析表》（部門－年齡維度、職位－年齡維度）、《人力資源數(shù)量分析表》（部門－數(shù)量維度、職位－數(shù)量維度）、《教育程度與人力資源成本分析工具》等，并用圖表的形式表示出來。

　　進(jìn)行人事信息盤點(diǎn)不僅僅是對這些變量進(jìn)行白描式的記錄，還要進(jìn)一步探索它們與晉升、離職率等之間的關(guān)系。比如，考察員工在不同年齡階段業(yè)績和離職率的分布特征，受教育程度與離職率之間的關(guān)系等，為組織進(jìn)行科學(xué)的人力資源規(guī)劃提供參考。一方面，可以借鑒國內(nèi)外組織行為學(xué)以及心理學(xué)領(lǐng)域相關(guān)的研究成果；另一方面，組織本身也要基于所在行業(yè)的特點(diǎn)、組織文化等特殊因素，進(jìn)行相關(guān)的統(tǒng)計(jì)分析。例如，統(tǒng)計(jì)分析特定類型員工群體的離職和晉升數(shù)據(jù)，統(tǒng)計(jì)分析各層管理人員提升與離職的情況等。

　　２．人力資源能力盤點(diǎn)

　　人事信息盤點(diǎn)主要是對員工年齡、學(xué)歷、職稱、專業(yè)等人事信息的統(tǒng)計(jì)分析，有助于直觀認(rèn)識(shí)企業(yè)人力資源的結(jié)構(gòu)，但是并不能完全反映企業(yè)人力資源現(xiàn)狀。能力是衡量企業(yè)人力資源實(shí)力的一個(gè)具有說服力的指標(biāo)。因此，業(yè)務(wù)能力分析、人際關(guān)系能力分析、成就能力分析等反映人力資源現(xiàn)實(shí)性和發(fā)展性的能力盤點(diǎn)比單純學(xué)歷、職稱盤點(diǎn)更重要。

　　要找出企業(yè)目前擁有以及未來需要的關(guān)鍵技術(shù)與關(guān)鍵能力，并建立追蹤員工能力現(xiàn)狀及其發(fā)展性的管理系統(tǒng)，制作《人力資源能力分析表》（部門－專業(yè)維度、職位－專業(yè)維度），并將技術(shù)與能力盤點(diǎn)與招募、培訓(xùn)、晉升等人力資源系統(tǒng)結(jié)合。需要注意的是技術(shù)與能力盤點(diǎn)不是一次即可的解決方案，而是持續(xù)的過程，能力盤點(diǎn)要及時(shí)更新，才能符合企業(yè)發(fā)展的需求。

　　３．人力資源政策盤點(diǎn)

　　只有解決了政策和機(jī)制問題，人力資源盤點(diǎn)才會(huì)為人力資源管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。對公司現(xiàn)有人力資源管理政策進(jìn)行梳理，判斷人力資源管理政策的系統(tǒng)性和有效性，分析相關(guān)政策是否有助于現(xiàn)有人力資源的保留和開發(fā)，是否能夠支持組織戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。依據(jù)組織發(fā)展戰(zhàn)略，對現(xiàn)有人力資源政策進(jìn)行梳理和修正。

　　４．人力資源心理狀態(tài)盤點(diǎn)

　　一些企業(yè)在進(jìn)行人力資源盤點(diǎn)時(shí)，往往只關(guān)注員工人事信息以及技能信息系統(tǒng)的建立，而忽略了更根本的員工心理狀態(tài)的記錄與分析。實(shí)際上，個(gè)性測試、心理測驗(yàn)是人力資源盤點(diǎn)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。對員工的行為進(jìn)行預(yù)測，不但有利于做好人力資源規(guī)劃工作，也可為組織制定有針對性的政策，采取相應(yīng)的管理措施提供參考。企業(yè)應(yīng)該逐步建立員工心理檔案系統(tǒng)，用科學(xué)的手段了解企業(yè)員工的個(gè)性特征、行為偏好等情況（例如，對員工進(jìn)行職業(yè)人格類型測驗(yàn)、職業(yè)能力傾向測驗(yàn)等并記錄分析），通過觀察和研究員工個(gè)性與離職率以及其他管理因素之間的相關(guān)關(guān)系，制定合理的人力資源規(guī)劃，有的放矢地制定各項(xiàng)管理制度，引導(dǎo)員工行為導(dǎo)向符合組織期望的行為方向。

人力資源盤點(diǎn)方法

　　根據(jù)人力資源盤點(diǎn)內(nèi)容的需要，可以采用文獻(xiàn)查閱法、問卷調(diào)查法、訪談法、觀察法、潛能測評法、業(yè)績調(diào)查法等不同的方法。

　　１．文獻(xiàn)查閱法

　　人力資源部負(fù)責(zé)查閱公司整體戰(zhàn)略規(guī)劃數(shù)據(jù)、企業(yè)組織結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)預(yù)算數(shù)據(jù)、各部門年度規(guī)劃數(shù)據(jù)等相關(guān)資料。由人力資源規(guī)劃專職人員負(fù)責(zé)整理企業(yè)人力資源政策、薪酬福利、培訓(xùn)開發(fā)、績效考核、人力資源變動(dòng)等方面的數(shù)據(jù)資料，從以上數(shù)據(jù)中提煉出所有與人力資源規(guī)劃和盤點(diǎn)有關(guān)的數(shù)據(jù)信息，并整理編報(bào)。

　　２．問卷調(diào)查法

　　人力資源部根據(jù)公司經(jīng)營戰(zhàn)略計(jì)劃和目標(biāo)要求以及人力資源盤點(diǎn)工作進(jìn)度計(jì)劃，下發(fā)相關(guān)調(diào)查表，在限定工作日內(nèi)由各部門填寫后收回。

　　在人力資源盤點(diǎn)工作進(jìn)行期間，各部門應(yīng)該根據(jù)業(yè)務(wù)需要和實(shí)際情況，及時(shí)、全面地向人力資源部提供有關(guān)的信息數(shù)據(jù)。人力資源部工作人員應(yīng)該認(rèn)真吸收接納各部門傳遞的信息。

　　３．潛能測評法

　　潛能測評關(guān)注的是員工比較穩(wěn)定的個(gè)性和能力特征，而個(gè)性和能力是影響個(gè)人業(yè)績的重要因素，也是影響企業(yè)核心能力是否持久并不斷創(chuàng)新的基礎(chǔ)因素。進(jìn)行潛能測評的主要工具有：結(jié)構(gòu)化面談、心理測驗(yàn)和情景測驗(yàn)等。

　　４．業(yè)績調(diào)查法

　　通過業(yè)績調(diào)查，除了分析關(guān)鍵人才的綜合能力與表現(xiàn)外，還能夠發(fā)現(xiàn)業(yè)績不佳背后的根源，為改進(jìn)人力資源政策提供一手的資料。進(jìn)行業(yè)績調(diào)查，不僅要查閱員工的業(yè)績檔案，還可以對其上級(jí)主管進(jìn)行深度訪談。此外，為了更準(zhǔn)確地把握員工能力，還可以運(yùn)用３６０度反饋技術(shù)，征詢同事或客戶的反饋，獲得大量有價(jià)值的信息。

　　人力資源盤點(diǎn)不是一勞永逸的工作，要依據(jù)組織戰(zhàn)略發(fā)展定期進(jìn)行。這就要求有完善的人力資源管理制度作保障。例如，工作日志制度、完善的檔案管理制度（員工績效考核檔案、培訓(xùn)檔案、人力資源流動(dòng)統(tǒng)計(jì)檔案）等。作為人力資源管理系統(tǒng)的重要組成部分，人力資源盤點(diǎn)要與其他人力資源管理模塊相結(jié)合，比如適合企業(yè)戰(zhàn)略、流程的職位分析以及在此基礎(chǔ)上形成的職位說明書以及職務(wù)規(guī)范，就是進(jìn)行有效的人力資源盤點(diǎn)的基礎(chǔ)。此外，還要考慮外部因素以及內(nèi)部因素的影響，對國內(nèi)外政治經(jīng)濟(jì)社會(huì)環(huán)境的發(fā)展趨勢、人口結(jié)構(gòu)的變化、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步、同業(yè)競爭狀況等進(jìn)行科學(xué)的分析與判斷。
 人力資源盤點(diǎn)實(shí)務(wù)

本人曾到一家建筑公司做人力盤點(diǎn)的顧問工作，這是一家國營的工程建筑公司己有三十多年歷史。在人力評估訪談過程中我發(fā)現(xiàn)一些有趣的現(xiàn)象，往往公司依現(xiàn)有人力狀況承包下適當(dāng)工作量的公共工程，但不是無法如期完成，就是工程實(shí)際人工成本費(fèi)用超出原訂預(yù)算金額許多。問題出在鋼骨焊接工人的工作上，在編制上有三十名焊接工，實(shí)際上也有三十名焊接工，但每次實(shí)際在現(xiàn)場工作的焊接工不到十五人，其余的焊接工都在做品檢及報(bào)表填寫的工作或監(jiān)督外包廠商的施工焊接工作等。有時(shí)為趕工程進(jìn)度，施工單位必須從公司外雇用大批臨時(shí)有專業(yè)執(zhí)照的焊接工人來協(xié)助趕工進(jìn)度。最后工程款的結(jié)算總是高出預(yù)算許多。

        
從工程進(jìn)行過程中我們很明顯的看到焊接工的人力，并未充份的利用到。在深究其原因我發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵在于焊接工的年齡，據(jù)焊接單位主管的說明是，焊接工在四十歲以后做焊接工作時(shí)手容易抖動(dòng)，這可能與視力退化及手握電焊槍的定力有關(guān)，若焊接時(shí)手抖動(dòng)會(huì)造成焊接點(diǎn)起氣泡，使焊接品質(zhì)產(chǎn)生問題。了解焊接工作需要的體能與工作品質(zhì)有關(guān)，體能又與年齡有關(guān)，當(dāng)然每個(gè)人的體能并不一定與年齡同步變化，但施工單位主管必須找出一個(gè)可以掌握的標(biāo)準(zhǔn)做為人力調(diào)配的依據(jù)，目的在降低問題品質(zhì)的發(fā)生率。從該公司焊接工人的年齡分布來看，確實(shí)有一半以上的焊接工年齡超過四十歲。或許這就是問題所在，也就是公司必須面對需要解決的問題。

        
另外一家傳統(tǒng)食品加工業(yè)的老板，近幾年來感覺生意愈來愈難做，因此想轉(zhuǎn)投資高科技的光電產(chǎn)業(yè)，他希望能從原來的食品加工廠中找出目前已過剩的人員，希望將他們能轉(zhuǎn)到新成立的光電制造工廠，一方面減少原食品工廠的人事成本，另一方面挑選一些熟悉公司企業(yè)文化及忠誠度高的員工進(jìn)駐新公司的籌建。那些人員可以轉(zhuǎn)任？那些人員無法轉(zhuǎn)任？這位老板面臨他傳統(tǒng)食品加工廠的人力盤點(diǎn)問題。

        
由此看來現(xiàn)有人力不一定等于現(xiàn)有有效人力，現(xiàn)有有效人力也并不一定等于未來有效人力，所以人力盤點(diǎn)應(yīng)協(xié)助公司在人力規(guī)劃上早做應(yīng)變措施。

        
許多人力資源管理從業(yè)人員常誤以為“人力盤點(diǎn)”是純粹人力資源部的業(yè)務(wù)項(xiàng)目之一。這是不對的，“人力盤點(diǎn)”往往是公司在面臨重大決策時(shí)(如擴(kuò)廠、遷廠、投入新產(chǎn)品、退出市場、裁員或關(guān)廠等)，針對公司整體資源進(jìn)行盤點(diǎn)評估中的重要一環(huán)。當(dāng)然也有公司將人力盤點(diǎn)與人力規(guī)劃當(dāng)做經(jīng)常持續(xù)性的工作，或許隨時(shí)配合公司經(jīng)營目標(biāo)的建立及修改，年度每季做一次人力規(guī)劃報(bào)告。

        
通常在公司的經(jīng)營策略方向未確立前，資源如何分配對公司現(xiàn)在與未來的發(fā)展最有利，所有與公司經(jīng)營有關(guān)的內(nèi)外資源均應(yīng)列入考量及檢驗(yàn)。“人力盤點(diǎn)”及“技能盤點(diǎn)”是屬于人力資源部的資源盤點(diǎn)的工作之一。因此“人力盤點(diǎn)”扮演著提供決策者制訂策略的重要參考資料角色，另一方面在公司經(jīng)營策略確立后，接著新的人力及技術(shù)需求自然會(huì)出現(xiàn)，因此“人力盤點(diǎn)”及“技能盤點(diǎn)”便能幫助人力資源部門做有效的公司整體人力規(guī)劃政策。

        
“人力盤點(diǎn)”及“技能盤點(diǎn)”應(yīng)該合并來做，主要是先要確定公司營運(yùn)上現(xiàn)在及未來所需要那些技能？現(xiàn)有人力是否具備這些技能？若目前人力沒有足夠的技能或現(xiàn)有人力的技能未來不再需要，該怎么辦？

        
人力資源部應(yīng)按公司營運(yùn)需求的急迫性、優(yōu)先級(jí)，制訂有效的人力規(guī)劃政策，當(dāng)然一方面要符合公司營運(yùn)需求提供公司足夠的、有效的及低成本的人力資源，另一方面要照顧現(xiàn)有員工的權(quán)益及發(fā)展。

        
公司在做人力規(guī)劃及預(yù)測時(shí)，要考慮下列因素：

        
1、外界的挑戰(zhàn)  ：國內(nèi)外政經(jīng)社會(huì)環(huán)境的發(fā)展趨勢、科技進(jìn)步的程度、同業(yè)競爭的狀況。

        
2、公司經(jīng)營決策  ：經(jīng)營目標(biāo)及策略(如銷售、產(chǎn)品及生產(chǎn)等策略)的方向確立，訂定各項(xiàng)營運(yùn)功能對人力需求的順序時(shí)間表。

        
3、人力變動(dòng)因素：年度員工流動(dòng)率、缺勤率，退休、開除、辭職、死亡、每位員工每月平均加班小時(shí)數(shù)等等因素列入考量。近三年的人力異動(dòng)平均比率。

        
4、人力來源及人力成本  :  掌握最便捷、最適合及成本最低的人力資源，評估各項(xiàng)招募管道的可行性及成本分析。

        
5、技術(shù)技能需求：工作分析、技能類別性質(zhì)、技能等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、技能訓(xùn)練、技能評鑒考核、技能證照等。

        
6、工作量分析：從公司預(yù)定的年產(chǎn)量或營業(yè)額或銷售量去推算需要的直接人力，再以競爭者的模范標(biāo)竿做為計(jì)算間接人力的參考，加上人力變動(dòng)因素的考量求出實(shí)際公司運(yùn)作需要的人力。

        
7、工作重新設(shè)計(jì)或安排  :  升遷、調(diào)動(dòng)、改組、訓(xùn)練或外包等。

        
“人力盤點(diǎn)”應(yīng)根據(jù)上面因素來設(shè)計(jì)人力盤點(diǎn)的實(shí)施內(nèi)容，首先要設(shè)計(jì)員工個(gè)別的人力盤點(diǎn)調(diào)查表，表中除員工個(gè)人、所屬工作單位及目前負(fù)責(zé)工作內(nèi)容等基本資料外，應(yīng)包含員工的專業(yè)知識(shí)及專長技術(shù)類別、在加入公司前的工作經(jīng)驗(yàn)及在加入公司期間的職務(wù)變動(dòng)經(jīng)歷與工作經(jīng)驗(yàn)、與公司工作相關(guān)的技能及工作年資、專業(yè)證照、教育程度及訓(xùn)練紀(jì)錄、工作績效考核成績及主管面談紀(jì)錄、個(gè)人事業(yè)生涯規(guī)劃、個(gè)人重大傷病紀(jì)錄、性向測驗(yàn)報(bào)告、主管對于員工個(gè)人企圖心及創(chuàng)意能力表現(xiàn)的評語及語文學(xué)習(xí)能力等等資料。表中填寫的年齡及年資常做為公司考量人力替換的依據(jù)，年齡較大或年資較長的員工，若無法再運(yùn)用其技術(shù)專長或再教育訓(xùn)練，公司可能鼓勵(lì)這些員工提早退休。若學(xué)歷低或無法再教育訓(xùn)練的員工，公司可能考慮資遣。

        
當(dāng)收集到的員工個(gè)人調(diào)查資料輸入計(jì)算機(jī)后，依技術(shù)專長分類，多少人己達(dá)技能標(biāo)準(zhǔn)等級(jí)？各技能等級(jí)還缺多少人？多少人可用內(nèi)訓(xùn)來補(bǔ)足人力缺口？多少人需要從公司外雇用？什么時(shí)候需要雇用那些技能等級(jí)的人？從何處尋找這類具有適合公司需要的技術(shù)等級(jí)人才？多少是需要有足夠經(jīng)驗(yàn)可立即上線工作的人？多少是需要有些經(jīng)驗(yàn)的人雇進(jìn)公司再訓(xùn)練？公司現(xiàn)有此類技術(shù)的人員流動(dòng)率如何？是否有員工短期內(nèi)將要退休？經(jīng)過計(jì)算機(jī)依決策者需求輸出分析資料，一方面提供公司高層主管做進(jìn)一步?jīng)Q策參考，另一方面人力資源部依公司營運(yùn)需求制訂有效的人力資源規(guī)劃及執(zhí)行方向。

        
由人力資源部在企業(yè)網(wǎng)絡(luò)上設(shè)計(jì)人力盤點(diǎn)調(diào)查表，分成三個(gè)部份：

        
1、個(gè)人基本資料、學(xué)經(jīng)歷及員工個(gè)人掌握的個(gè)人信息例如個(gè)人考上某計(jì)算機(jī)軟件執(zhí)照或自己在外接受技能訓(xùn)練獲得證照或個(gè)人事業(yè)生涯規(guī)劃等屬于個(gè)人才知道的信息，由員工個(gè)人負(fù)責(zé)填寫輸入。

        
2、員工直屬主管負(fù)責(zé)填寫輸入該員工的技能水準(zhǔn)評鑒，工作表現(xiàn)及學(xué)習(xí)能力等評語或發(fā)展?jié)摿υu估等。

        
3、人力資源部負(fù)責(zé)填寫輸入該員工的技能等級(jí)資料、訓(xùn)練紀(jì)錄、升遷調(diào)動(dòng)及調(diào)薪記錄、工作績效考核成績、請假及獎(jiǎng)懲或建議案等個(gè)人紀(jì)錄等。

        
人力資源部每月或每季主動(dòng)要求員工及其直屬主管更新計(jì)算機(jī)資料，因此人力資源部可以隨時(shí)提供公司高階主管最新的人力盤點(diǎn)信息。