為什么日本人布置工作要說(shuō)5遍？

    時(shí)間：2025-11-12

 

 

日本人交代工作得說(shuō)五遍？

乍一聽(tīng)，是不是覺(jué)得啰嗦？效率在哪？可仔細(xì)一琢磨，背后還真有不少門道。

記得很久之前，我去日本考察，第一次接觸這種工作方式，我也挺納悶：一件事反反復(fù)復(fù)講，真的高效嗎？

直到體驗(yàn)了一番，才發(fā)現(xiàn)前期多花5分鐘，背后省下的是50%的溝通成本和100%的返工風(fēng)險(xiǎn)。

單從工作方法和團(tuán)隊(duì)管理的角度來(lái)看，這種布置工作的小細(xì)節(jié)，的確值得每位帶團(tuán)隊(duì)、搞項(xiàng)目的人深思。

下面，我淺談一下自己的想法。

 

01，     布置工作，為什么非要說(shuō)5遍？

首先，他們特別講究“面子”，怕丟人。

你想啊，萬(wàn)一因?yàn)樽约簺](méi)聽(tīng)明白搞砸了，在團(tuán)隊(duì)面前多難為情，還連累同事。所以干脆就把丑話說(shuō)在前頭，有啥不明白的當(dāng)場(chǎng)就問(wèn)清楚，總比事后捅婁子強(qiáng)。

其次，也和他們的老傳統(tǒng)有關(guān)。

以前的日本公司，基本上是你一輩子待在那兒，晉升也論資排輩。這么一來(lái)，上司帶你就跟師傅帶徒弟一樣，反正大家要相處幾十年，也不怕你后來(lái)者居上，前期多花點(diǎn)時(shí)間把你教明白，后面大家都省心。

所以，說(shuō)5遍這套流程，目的是確保大家在目標(biāo)、路徑、標(biāo)準(zhǔn)上達(dá)成高度一致，最大限度減少后期摩擦。

接下來(lái)，我們看一看交代工作5步法，到底包含了哪些具體的內(nèi)容？

 

02，     如何使用5步法，布置工作最高效

對(duì)于5步法，我們拋開(kāi)理論，就像交流經(jīng)驗(yàn)一樣，聊聊怎么用才高效。

別到時(shí)候，下屬猜著干活，最后交上來(lái)東西不對(duì)，你還得一肚子火。

（1）   “你把事說(shuō)清楚”，這是你的基本功

布置任務(wù)前，核心就一點(diǎn)，結(jié)構(gòu)化表達(dá)，說(shuō)清比聽(tīng)懂更重要。

你要確保自己輸出的是完整、無(wú)歧義的，避免使用“盡快”、“大概”等模糊詞匯，用具體的數(shù)字去表達(dá)。

要干啥：不是“做個(gè)PPT”，而是“做關(guān)于上一季度銷售數(shù)據(jù)的總結(jié)PPT，在10頁(yè)之內(nèi)”。

做成啥樣：“數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確，重點(diǎn)突出南區(qū)增長(zhǎng)率，整體風(fēng)格用公司標(biāo)準(zhǔn)模板。”

啥時(shí)候要：“本周四下午3點(diǎn)前發(fā)我初稿。”

關(guān)聯(lián)方：想是否需要跨部門協(xié)作？

說(shuō)要求時(shí)，養(yǎng)成習(xí)慣性 checklist，如果發(fā)現(xiàn)自己無(wú)法在30秒內(nèi)把任務(wù)說(shuō)具體，說(shuō)明你自己都沒(méi)想清楚。

那下屬做出來(lái)的活不行，至少有一半的原因是在你。這一步?jīng)]做好，后面全是無(wú)用功。

 

（2）   “讓下屬?gòu)?fù)述一遍”，這是驗(yàn)證接收第一步

布置任務(wù)最怕的就是，你以為的和他聽(tīng)到的是兩碼事。

你說(shuō)完了，千萬(wàn)別問(wèn)“聽(tīng)懂了嗎？”（99%的人都會(huì)回答懂了）。

直接說(shuō)：“好，為了避免我講亂，重復(fù)一下，你要做什么？”

這一步，聽(tīng)下屬?gòu)?fù)述，聽(tīng)3個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：

1.對(duì)象/范圍有無(wú)偏差？ 2.核心標(biāo)準(zhǔn)有無(wú)遺漏？ 3.時(shí)間節(jié)點(diǎn)是否準(zhǔn)確？

他可能會(huì)說(shuō)：“匯總上季度銷售PPT，明天給您。”

你馬上就能聽(tīng)出來(lái)，他漏了“周四下午3點(diǎn)”和“重點(diǎn)突出南區(qū)”這兩個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。

任何偏差，都不是員工的錯(cuò)，而是溝通出現(xiàn)漏洞。發(fā)現(xiàn)偏差后，立馬補(bǔ)充糾正：“我可能沒(méi)講明白，這里我再?gòu)?qiáng)調(diào)一下……”

這時(shí)候糾正，成本為零。要是等他交上來(lái)完全跑偏的東西，那成本就太大了。

 

（3）   “講清為啥要這么干”，這是激發(fā)責(zé)任感的關(guān)鍵

這一步是讓員工明白做事背后的意義，讓他從干活的人變成操心的人。

背景和戰(zhàn)略意圖+賦予意義，你可以這么說(shuō)：

“知道為什么重點(diǎn)看南區(qū)嗎？因?yàn)橄聜€(gè)季度公司資源要向南區(qū)傾斜，咱們這個(gè)PPT就是要說(shuō)服老板為什么該這么做。”

培養(yǎng)員工的“老板思維”。懂得為何而戰(zhàn)的員工，在做的過(guò)程中，就會(huì)主動(dòng)思考調(diào)整，甚至創(chuàng)造性地超出預(yù)期。

當(dāng)你抱怨下屬撥一撥動(dòng)一動(dòng)，不主動(dòng)思考時(shí)，先反省一下，你是否只把他當(dāng)成了手，而從未激活他的腦？

 

（4）   “一起想可能會(huì)卡在哪”，這是給自己省事      

聰明的管理者，不是等出了問(wèn)題再去救火，而是提前把火苗掐滅。

這一步是主動(dòng)管理風(fēng)險(xiǎn)，引導(dǎo)員工思考執(zhí)行過(guò)程中的潛在障礙。

管理者可以提問(wèn)：“根據(jù)你的經(jīng)驗(yàn)，你覺(jué)得在做這件事的過(guò)程中，可能會(huì)遇到哪些困難或風(fēng)險(xiǎn)？需要我提供什么支持？”

員工可能會(huì)提出如：跨部門協(xié)作可能不暢、缺乏某方面數(shù)據(jù)、時(shí)間可能緊張等問(wèn)題。

此時(shí)，管理者的角色是資源提供者。可以當(dāng)場(chǎng)承諾：“A部門的協(xié)調(diào)我來(lái)溝通”、“B資料我下午發(fā)你”。

你看，潛在的風(fēng)險(xiǎn)提前排除了，避免了中途停工跑來(lái)跟你求救的尷尬。

 

（5）    “問(wèn)你有更好的想法嗎”，這是把下屬用活的關(guān)鍵

最后一步是點(diǎn)睛之筆，從“要我做”到“我要做”。

你可以問(wèn)：

“事情就是這么個(gè)事情，從你的角度看看，有沒(méi)有更好的主意？如果你全權(quán)負(fù)責(zé)，你會(huì)怎么做？”

他可能會(huì)說(shuō)：“我覺(jué)得除了數(shù)據(jù)，加一張南區(qū)客戶的好評(píng)截圖可能更有說(shuō)服力。”

這個(gè)點(diǎn)子可能你想不到，但很棒。

即使下屬想法不成熟，這種尊重也會(huì)讓他覺(jué)得，這不是老板的活，是我的活，干勁完全不一樣。

顯然，這是成本最低、回報(bào)最高的創(chuàng)新來(lái)源。讓最接近工作一線的人貢獻(xiàn)智慧，往往能發(fā)現(xiàn)管理者視角看不到的優(yōu)化點(diǎn)。

 

寫(xiě)在最后：

我們不一定非要照搬日本的5遍法，但這種層層確認(rèn)的思路確實(shí)值得借鑒。

很多時(shí)候，工作中出現(xiàn)的差錯(cuò)，根源就在于最初那幾分鐘的溝通不到位。

在這，我有個(gè)建議，覺(jué)得可以一試：

緊急小事：可能只需要前兩遍，快速確認(rèn)即可

重要項(xiàng)目：往往會(huì)嚴(yán)格執(zhí)行全套流程，甚至反復(fù)討論

對(duì)新員工：更耐心地走完全過(guò)程

對(duì)老員工：可能只需確認(rèn)關(guān)鍵點(diǎn)即可

前期多花5分鐘確認(rèn)，可能省去后期5小時(shí)的返工。這不就是真正的磨刀不誤砍柴工嗎？

話說(shuō)，布置工作時(shí)，這5步你都做到位了嗎？評(píng)論區(qū)聊聊哦，