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如何做業務流程分析
    時間:2022-06-02


企業的管理要面向流程化管理的方向,指的是整體全局的最優而不是單個的環節或作業任務最優。流程的管理就是建立控制程序,工作規則,加強過程管理,保證每個人發揮工作潛能與責任心,取得好的工作結果。
(一)流程的分類
企業的業務流程是一個企業進行生產和提供服務的生命線。業務流程的合理直接關系到企業的管理是否順暢,企業的效率高低,與企業的贏利能力,按過程管理要求,業務流程分為以下幾類。
1. 核心流程:是企業業務操作的核心,直接涉及到企業服務對象是價值鍵中的主要活動。
2. 支持流程:為企業核心流程提供服務和支持的活動,常常為內部客戶服務。
3. 網絡流程:超出內部組織邊界的流程,如供應商、顧客、合作伙伴等。
4. 管理流程:是企業的計劃、組織、資源管理等一系列活動。它為企業核心流程提供一個良好組織運行環境。
因此,對企業流程的分析,首先重點關注企業內在的核心因素;其次,控制組織間的業務流程;第三優化上重視與組織的改進和組織變革相結合。
(二)業務流程分析的步驟
業務流程分析是業務流程調整與優化的前提工作。通過對業務流程各項活動的分析,經過清理、簡化、整合和自動化,改進流程,減少無價值的活動,調整核心增值活動,從而使企業的效率提升,效率增加。業務流程分析一般從以下幾個方面進行:
1. 戰略目標的研討,厘清、確定。企業的發展戰略是制定業務流程的方向,只有獲得明確的企業戰略目標,才能制定符合戰略要求的流程。
2. 現狀的分析。就是對涉及宏觀的形勢分析,行業趨勢分析與預測,企業內部分析來獲得主要資源和信息。
3. 編制現狀分析報告。就是對獲得的相關信息和資源進行分析、研究,并與企業相關人員座談、溝通形成企業現狀分析報告。
4. 提出改進與優化方案。針對企業流程存在的問題,不合理的方面提出改進與優化方案,以及方案的實施計劃,措施。
5. 培訓實施。通過驗證的方案還需要對相關人員進行培訓,以便方案能夠全面落實。
6. 實施反饋。對方案的實施過程進行管理,及時反饋、改善,以使流程達到更優化。
(三)業務流程的優化與調整
企業業務流程的優化與調整就是對原有的業務流程缺失的方面,不合理的方面進行重新設計及安排企業整個生產、服務和經營過程使之合理化、標準化、制度化。它不是把原來的流程全部打散重來,而是在原有業務流程上進行整合,延伸和方式的轉變。它包括以下幾個方面:
1. 原有業務流程本身的調整
通過對企業經營過程中全方位,每個環節的調整、研究和分析對缺失的環節進行補充,對不必要的環節進行刪除,對不合理的環節進行變革。
1.1 對現有的流程進行全面的功能與效率分析,發現存在的問題。
(1)尋找現有流程中增加管理成本的主要原因,分析現存業務流程的功能,制約因素以及表現的關鍵問題。
(2)根據市場、技術變化特點對照企業的現實情況,分清向題的輕重緩急,尋找流程再造的切入口。
(3)根據行業發展趨勢,及客戶對產品服務的需求變化,對業務流程中的關鍵節點的重要性重新定位與排序。
1.2 新的業務流程改進方案制定。在設計新的流程時,要對流程進行簡化和優化。一是要將業務性質相似的多項業務合并。二是按業務流程的規律對流程的各個步驟進行自然排序。三是壓縮管理層級。四是同一種工作流程允許有若干種進行方式。五是工作不應限制界限。六是減少事后的控制、調整工作,變為事前管理。七是改串行工程為并行工程。
1.3 制定以流程改進為核心的業務流程重組方案。
1.4 持續改善。業務流程的重組,必然會打破現有的利益格局,遇到的阻力可以想象而知。因此除了取得上層的支持,還必須精心組織,廣泛征求意見,必要時取得工會與工會代表的支持,在企業內達成廣泛的共識,才能保證業務流程重組的順利進行。
2. 流程的延伸
流程的特點是在于它的完整性。企業的流程既要關注內部客戶(處于流程后端的崗位即是前端崗位的客戶),也要將流程延伸到企業外部客戶(供應商、銷售商、顧客)。企業可以從利益相關方(員工、客戶、供應商、顧客等)得到有價值的信息,從而形成利益共同體。
3. 流程實現方式的轉變。
流程方式轉變也就是流程信息化。因此流程優化時應充分利用信息技術,實現信息共享,加快流程速度,提高流程的準確性,提高工作效率。如很多企業推行的MRP。

小貼士:
流程的方式轉變是從集權命令鏈到去中心化。集權命令鏈是組織頂層到基層的職權線路,導致管理效率低下,影響信息的高速處理,去中心化的最終目標是個體的自我決策,以及個體與個體間的協同共建,從而成為組織扁平化的推動力量。小米科技即是這方面的典型。 

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