關于公司周例會及月度總結(jié)例會流程通知

    時間：2022-10-08

 關于公司周例會及月度總結(jié)例會流程通知

 為使每次會議更高效、有序，現(xiàn)將開會有關事項通知如下，各員工須遵照執(zhí)行。 

一、周例會

1、 時間：每周一下午13:30-15:00 （控制在1.5小時內(nèi)）

2、 參與人員：各部門負責人

3、 主持：各參與人員輪流主持

4、 會議流程

會前：①會議室清潔、整理，根據(jù)與會人員安排好座位等。

②根據(jù)需要印發(fā)會議文件資料。

③根據(jù)需要準備好會議記錄工具（筆，記錄本，錄音筆等）。

④根據(jù)需要準備好會議需用的設備（電腦，投影儀等）。

⑤至少提前半個工作日發(fā)放會議通知，并把與會人員情況反饋給會議主持者。

⑥與會人員需提前準備好會中所需匯報內(nèi)容。

⑦與會人員需提前安排好會議時間段內(nèi)所需處理的其它工作。

⑧手機關機或調(diào)成靜音狀態(tài)。

⑨會議記錄與主持者，需提前一分鐘到達會議室。

⑩如有其它新的指示安排，提前告知與會人員。

會中：①會議記錄者根據(jù)既定的記錄格式做好會議記錄。

②會議主持者根據(jù)既定的會議議程控制整個會議過程。

③與會人員積極發(fā)言，并注意自己的語氣、語速、音量等。

會議內(nèi)容：與會人員匯報上次會議決策執(zhí)行情況及本周具體工作計劃、安排。

會后：①發(fā)放會議記錄，（根據(jù)需要發(fā)放給與會人員及未與會人員）。會議記錄應準確，會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人、具體完成時間及標準。

②根據(jù)會議對執(zhí)行進行監(jiān)督、檢查、反饋。

二、月例會

1、時間：每月三號下午13:30-15:30（控制在2小時內(nèi)）

2、參與人員：公司全體員工

3、主持：阮總

4、會議流程

會前：同上

會中：同上

會議內(nèi)容：①由店長匯報上月店鋪整體計劃指標完成情況，并由各部分責任人協(xié)同匯報在執(zhí)行計劃過程中發(fā)現(xiàn)的問題，未（如未完成）完成的原因，解決方案，具體行動計劃等。

②本月主要工作計劃、指標（包括責任人、具體完成時間、達到標準等）

會后：同上

三、開會注意事項及紀律要求

①提前做好各項準備工作，拒絕會議遲到、無故缺席。

②如確實有事，提前請假，并提前委托交代安排好自己在會中所需發(fā)言的內(nèi)容。

③開會時應精神飽滿，衣著端莊，端莊坐姿，禁止嚼口香糖、蹺二郎腿、趴在桌子上或躺在椅子上，禁止勾肩搭背、竊竊私語，禁止隨意進出（如確實有事，應舉手示意，得到主持者同意后方可外出），應認真聆聽，做好筆記，積極發(fā)言。

④周例會如與月度例會時間相當，則一并舉行。如遇節(jié)假日則會議時間根據(jù)實際情況提前或順延。

四、會議記錄者要求及注意事項

①保持高度專注，注意聆聽，確保記錄準確、有條理，對于不確定信息，會后確認。

②會議結(jié)束后的一個工作日內(nèi)發(fā)放會議記錄。（會議記錄可以用電子郵件或紙質(zhì)發(fā)放，收到后應主動給與反饋，并認真查看，特別是與自己及團隊相關的需執(zhí)行內(nèi)容，應做好備忘記錄，并按照時間節(jié)點完成，在下次會議上最好攜帶之，并主動匯報執(zhí)行情況）

③每個人可以限定發(fā)言時間，到時間了負責提醒。

（會議記錄者需要反應快、寫字快、記憶力強，且需要較強的組織、傾聽、總結(jié)能力，會后要總結(jié)，提升）

五、會議主持者要求及注意事項

①控制會議過程，如發(fā)生與會議內(nèi)容或論題無關或深入到不必要的細節(jié)上，應及時引導到內(nèi)容或議題本身。

②如果討論變得復雜，出現(xiàn)各種不同的見解時，要根據(jù)自己的理解將各種觀點加以概況。

③控制會議時間，無特殊情況，不要拖延。

④給每個人表述自己意見觀點的機會。

⑤每個發(fā)言（或一個議題、討論）結(jié)束后加以總結(jié)概況，以便形成決策或達成結(jié)論。

⑥在會議結(jié)束時，對已取得的結(jié)果進行概括。如確有必要進一步討論的，可以安排下一次會議。

（會議主持者需要有較強的語言表達能力，聆聽能力，對語言內(nèi)容的概括、總結(jié)、提煉能力，并需要有較強的時間觀念，覺察能力，會場控制能力等，所以每次會前要做好充足準備，會后要總結(jié)，提升）

 

附：《會議紀要表》

                                 

 

 

 

 

 

會議紀要

會議主題		會議時間
會議主持		會議記錄
與會人員
遲到（早退）人員		缺席人員
會議內(nèi)容： 1、 2、 3、
會議決策
工作任務（工作任務的表述應清晰、明確、具體、有標準、可評估）			責任人	完成時間	檢查監(jiān)督
發(fā)送：