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工作描述編寫要點
    時間:2022-06-17

工作說明書在企業管理中的作用就是幫助崗位任職者,了解其工作職責與權限工作地點、范圍,工作關系、績效標準。因此在編寫工作描述中明確撰寫重點就非常重要。
        一、崗位標識編寫要點:職位標示就如同一個產品的標簽,讓崗位任職者一看能對該崗位有一個很直觀的印象,就能夠判斷出該崗位是做那些大概的工作的,一般包括:職位名稱,職位編號,直接上級,下級崗位與人員數,晉升通道,輪轉崗位,職等職級等。
        1. 崗位名稱編寫要點,首先根據國家職位規范標準目錄的崗位命名來規范公司的崗位名稱,使企業崗位名稱與國際國內的稱謂接軌,可以避免職務說明書以后用于招聘時減少應聘者的誤會。第二用行業與企業的通行的稱謂或約定俗成,盡量不要為了標新立異,別出心裁,隨意杜撰。第三,嚴格按公司“崗位設置表”編寫,一個企業相同的或相似的工作內容的崗位不可出現二個職位名稱,如“總裁助理”與“助理總裁”,這樣的隨意現象。
        2. 崗位編寫填寫要點:也叫崗位編碼,是企業因應計算機應用統計分析發展的標準管理手段,因此,崗位編碼必須嚴格根據企業“崗位編碼一覽表”規定編寫填寫,不可隨意變動。
        3. 所在部門填寫要點:一般按該崗位所在的部門—處(室)—課(室)—組(班)的全稱來填寫(參照組織結構圖中該崗位所處部門)不可簡化名稱。如“生產管理部”簡化為“生產部”或“生管”。
        4. 直接上級編寫要點:這里指的是具有行政關系意義上的上級,而非職能關系意義上的上級。如課長的上級是經理或部長,而同時又有IE工程師來指導課長的工作,則工程師不可做為該崗位的上級,因其沒有行政隸屬關系,只是技術指導關系;第二注意行政副職的現象,如此崗位沒有具體的分管安排,則其只為正職崗位的下級,而沒有直屬下級崗位,自然也不是任何崗位的直接上級。
        5. 直屬下級崗位名稱填寫要點:此與第4點存在對應關系。對于管理中幅度較大的部門可能不只一個下級,或許有多個下級的情況。
        6. 晉升通道的編寫要點:一個企業的員工發展通道應不只有一個通道,公司在制定員工發展計劃應考慮讓員工從縱向的發展、也要考慮橫向的發展,即從行政上升或從技術、業務上提升。如秘書崗位縱向的發展。秘書→助理→組長→課長→經理→總監;橫向發展:初級秘書→中級秘書→高級秘書→資深秘書。因此對晉升通道的填寫一般以雙通道更為科學。
        7. 輪換崗位的編寫要點:崗位的輪換是使員工克服單調的工作,煥起員工工作熱情的方法,一般采用的是列舉方法將可以輪換的崗位排列出來,但要注意遵循先部門內輪崗,再部門外輪崗的順序,崗位輪換不是隨意調崗,要考慮三個方面的因素:一是屬于崗位工作范圍的擴大,二是崗位不要跨部門或跨區域,三是崗位的難易程度相當。
        8. 職等、職級的編寫要點:職等職級的填寫一般是在對崗位的價值評價之后,通過崗位評價確定崗位的等級。
小貼士:
        編寫崗位標示的目的,是便于我們對崗位的管理。它是職務說明書的具體項目之一。企業可以根據自己的實際情況來決定所包含的信息。
        二、崗位概要的編寫要點
        就是用一句或幾名話比較簡單而精確說明崗位為什么需要存在,讓一個對這一崗位毫無了解的人一看崗位概要就知道該職位承擔哪些職責。一般用動詞來準確地描述,如“以何為目的……,有何限制……,有何做法”。此陳述只包含手段與結果,不包括達成結果的過程描述。具體動詞應用見“崗位描述動詞規范”。
例如某企業行政部經理的職位概要為:負責公司日常行政事務的管理及后勤保障工作;參與公司規章制度的制定,監督制度的執行。
小貼士:
        崗位概要顧名思義就是對崗位的工作內容與職責進行提煉,用一句或幾句最精煉的語言表述出來。因此,內容與職責的綜合性,語言的簡潔性,意思的明確性是其主要的衡量要求。
        三、工作關系的編寫要點
        工作關系是指用于說明任職者履行職務時與企業的內部或外部的人員因工作關系而發生的聯系。一般用工作關系圖來描繪一個崗位上下左右的各種工作關系和工作對象。
        1. 輸入
        (1)指導:對該崗位進行工作指導的崗位,包括直接上級、間接上級以及上級指定的指導人員。對于沒有間接上級的可以空缺這一項。
        (2)客戶需求:是指相對于該崗位而言,客戶對其提出的工作上的要求,這種需要一般會與崗位職責相對應。
        (3)外部信息:是指公司外部會影響到該崗位工作的信息來源有哪些,包括客戶、供應商、政府機關、社會組織、競爭對手等。
        2. 輸出
        (1)工作產出:是指該崗位工作產出的結果,一般與客戶要求相對應。
        (2)影響對象:是指該崗位工作產出的結果影響到各種對象。包括公司內部客戶和公司外部客戶的各種對象。
        3. 協同:是指該崗位在履行本崗位職責的過程中,需要一起協同工作的崗位或部門。一般將需協同的對象列舉。
        4. 在對工作關系描述時只需列舉發生關系的對象即可,不要求對描述的對象細化。
        四、工作權限的描述要點
        它是說明崗位任職者完成工作任務,承擔責任,所必須的崗位權限范圍。一般從三個方面來描述:一是人事方面的權力,二是財務方面的權力,三是技術方面的權力。在描述權力時一般用三種權力方式:一是建議權,二是審查權,三是批準權。在對權限描述時應注意:
        1. 批準權的唯一性。建議權可以由多個崗位享有,審查權也可以由一個或幾個崗位享有,但批準權則是只能由唯一的崗位作出。
        2. 崗位的權力一定是保證該崗位職責履行所必備的。
        3. 要將崗位行政職責與權限區別開來,行政職責不是所規定的權限,如對崗位的定級是屬于管理職責而非權限。
小貼士:
        在編寫職務說明書的工作權限時,一定要體現權限與職責的對等性,有責要授權,有權必須履責,這樣才能保證“人盡其責”。
        五、績效標準的編寫要點
        崗位績效標準是企業期望該崗位任職者完成工作任務時須達到的標準,在編寫績效標準時應注意以下要點:
        1. 應明確考核的崗位是該崗位的上一級崗位,而不是某個人。
        2. 考核的內容一般包括三個方面:一是工作的能力,二是工作的行為(過程),三是工作的結果(業績,包括正業績、負業績)。
        3. 考核的方式與時間:即在什么時間(多長)用什么樣的方式來進行考核。
小貼士:
        績效標準的制定一定要保證大多數任職者“跳一下夠得著”,既不能太低,讓員工失去積極性,也不能太高讓任職者望而生畏,打擊其積極性。為此,制定合理的績效標準是能否績效考核能否真正落地的關鍵因素。
        六、工作條件與時間編寫要點
        工作的條件包括工作地,工作場所的物理條件、職業危害因素,工作時間特征等,對工作條件的描述要注意的是:
        1. 工作地的描述是一個大的工作區域,如深圳市龍華新區即可。不能范圍太大(如廣東省或派出機構如美國等),也不能太細(如某街道某路某號)。
        2. 工作場所的環境應將影響的因素列明,并注明在某因素下的持續時間,頻度。如裝卸工職位,需說明室外作業,其室外作業時間占總作業時間50%,且室外作業年均4個月處于高溫作業(33℃以上)。
        3. 工作時間特征的描述:描述的是正常狀況下開始工作時間至結束的時間,如上班時間為8:00-12:00,13:30-17:30。有例外情況只需注明即可,如偶爾需加班或出差。
小貼士:
        隨著社會的發展,對影響員工健康的作業環境的改善是每個企業應負的社會責任。因此在職務說明書中應明確告知員工崗位的職業危害因素,以及危害的程度,預防與保護措施。最好有危害的程度的量化標準,以及預防與保護的要求,這樣既滿足對法律對企業的要求,也能避免勞資糾紛發生。

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