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企業進行崗位分析的必要性
    時間:2022-06-16

一、公司簡介
辰光集團是一家集貿易、生產于一體的商貿集團,它的前身為香港辰光科技有限公司,1993年進入大陸市場主要從事五金、塑膠制品的設計、制造、出口。產品遍及歐美與亞洲市場。目前集團擁有一個研發中心、一家貿易公司、二家制造企業。年進出口額達60億人民幣的綜合性集團公司。
二、一部投訴手機折射的問題
方劍雄第一天到辰光集團上班,仍改不了十幾年的習慣,早上7:30分準時出現在辦公大廳,雖然去年給辰光咨詢時也經常出入這個大廳,看著不時走進辦公區域的員工,依然難掩心中的激動:新的一天開始了!
八點整,助理小何準時敲響方劍雄的辦公室。
“方總監,早上好!歡迎您加入辰光集團,我是您的助理何艾,您叫我小何吧!”看著精神煥發的小何,方劍雄放下了手中正在整理的文件。
“小何也早!請坐!”
“方總,不用客氣,根據吳董的安排,讓我先給您介紹本部門的人員見見面,稍后再由我帶您去各部門去了解了解。您看什么時候我把本部門人員叫過來給您介紹?”小何禮貌的說。
方劍雄思吟片刻:“這樣吧,小何,也不用搞得那么嚴肅,上午你忙你的,我會抽時間單獨跟本部門人員聊聊,下午請你陪我到各部門去看看,你看怎么樣?”
“行,那您忙吧”何艾正轉向準備出去被方劍雄叫住了。
“小何,我抽屜里有一部手機,是不是原來的總監遺忘下來的?”
小何趕緊介紹說:“不是的,這部手機是公司專配的投訴電話。公司一共三部:吳董一部、周總一部、您這里一部。吳董與周總的只能接受信息,不能通話,只有您這一部既能通話,也能收發信息,還可以上QQ、微信。另外……”小何欲言又止。
“另外什么:”洪澤問。
“根據吳董交代,電話需24小時開機,員工投訴必須第一時間處理!”小何補充說。
“公司過去有沒有投訴制度或者程序方面的要求?”洪澤問。
“沒有,這些都是吳董或周總口頭講的,我們都知道”
“哦!那平時像你說的這些,是吳董或周總直接對你要求的,還是你們原總監要求的?” 方劍雄繼續追問。
“一般吳董或周總逮著誰就給誰講,誰接到指示然后回來再傳達給大家!”小何一臉不解。
“哦!我知道了,你先忙吧!” 方劍雄客氣的送走了小何。

小貼士:
“ 多頭指令”是很多企業的通病,總經理做了經理的事,經理做了主管的事,主管做了員工的事,這是典型的職責不清晰造成的,如果你的企業出現這種情形,就需要開展崗位分析,修改職務說明書了。

三、一樁“投訴事件”引起的思考
好像踩著點似的,小何剛走,那部投訴電話就響了,方劍雄習慣性整了整領帶,從容按下了接聽鍵。“為什么辭退我,我又沒做錯什么?……”電話那頭傳來激動的大嗓門,震得頂棚都要掉下來似的。
等到對方一古腦說完,洪澤才接過話頭:“您好!我是新來的人力資源總監方劍雄,請問您是哪個部門,貴姓?有什么事情請慢慢說!”
“哦,方總監啊,不好意思!我是Y公司制造部助理陳鋒!我被我們主管給炒了,求您給我作主……”。
方劍雄聽了半天才弄明白,陳鋒說他今早一上班主管就叫他不用上班了,到人力資源部去結算工資走人。對于公司辭退員工,方劍雄一向比較慎重,他知道弄不好就會產生勞資糾紛,并且影響公司的形象,于是他決定先了解事情的原委再說。
方劍雄立即叫來助理小何,陪他一起去Y公司制造部。經過與該部門主管與員工座談,理順了事情的經過:
原來,昨天部門主管請假給小孩看病,交待助理陳鋒把上周生產計劃達成情況整理好,并送一份給生產總監。結果到了晚上7-8點還沒有給生產總監,于是生產總監打來電話劈頭蓋臉的批評了部門主管一頓,并說:“明天上午九點生產協調會的資料就剩你一個部門沒交,你讓我怎么協調?限你今晚10點前將資料放在我桌上,我好加班處理!”于是很不高興掛斷了電話。部門主管在醫院折騰了一天剛回到家,就馬上打電話給陳鋒責問。陳鋒開始還小聲解釋:“他們每天的生產完成情況都是發給您的,資料也在您電腦上,我也沒有您的電腦密碼!考慮到您在醫院又不好意思打擾您,想等您回來再處理,一忙又把這事給忘了。”“沒有電腦密碼你不會打電話給我?你進公司也二年了,怎么一點長進都沒有!”部門主管提高了聲調。一來二去陳鋒也惱了:“這個報告又不是我負責,你的責任,你沒做到,倒反過來栽在我身上,我只是幫你呢!”聽到陳鋒做錯了事情,不但不承認錯誤,如何彌補,反而強詞奪理。部門主管也火了“明天早上8:00到我辦公室!”啪的一聲掛了電話。

小貼士:
助理的工作職責之一是協助主管處理部門事務,當然也包括統計生產計劃達成率,這在職務說明書中都有描述,但為什么助理陳鋒不認為是他的職責呢!因為這項工作平時由主管兼帶了,并且職務說明書也放在辦公柜中,陳鋒并不了解工作內容,也沒有看到過職務說明書。所以,職務說明書的應用才是崗位分析的目的。

四、職務名稱誰說了算
處理完Y公司的員工投訴,已經10點多了,方劍雄一想,反正也過來了,就跟Y公司的各主管見見面,打個招呼。助理小何熱情的說:“那我們先去生產部門,總監您看行不!”
“好呀,你熟悉,聽你安排!” 方劍雄說。
剛出制造部門口就遇見一個齊耳短發的小姑娘,看她走路的步伐,方劍雄就知道是個雷厲風行的女孩。
這時小何早就迎上去:“燕子!給你介紹一下,這是集團剛來的人力資源總監方先生!”
“您好!方總監,我叫程春燕,生產部總監助理,歡迎來部門指導工作!”這個燕子說話的語速也跟走路一樣急速。
“說不上指導,剛進公司有什么不了解的地方,會打擾你的,你先忙吧,我們走走。”
走進加工車間,一眼就見幾個小伙子圍在一起七嘴八舌討論一個產品,連他們走近了也沒發覺。
小何正準備打斷他們討論,方劍雄做了個禁止的手勢,于是小聲說:“不要打斷他們討論,你只介紹一下幾個人的情況就可以了。”
“那個高個子是研發部的助理工程師小林,做產品結構設計的;那個正說話的是工程部的工程師助理,負責現場模具改善的;旁邊拿著卡尺的那個小伙子是五金部技工;戴眼鏡的那個是五金部技術員。”看小何對各部門人員的這么熟悉,方劍雄忍不住看了小何一眼:這個河南姑娘還真是個可造之材。不由對小何產生了一絲好感。
“小何啊!聽你剛才介紹,我有點問題向你了解一下!”
“你想了解什么?總監!”看總監這么客氣,小何說。
“助理工程師與工程師助理是一個職位嗎?”
“總監,其實助理工程師和工程師助理職等、職責、任職條件基本上都差不多。只是在研發部習慣叫助理工程師,在工程部都習慣叫工程師助理。一直以來都這么叫的。我剛來的時候也是不理解為什么非要二種叫法,不可以整合么?這個意見我也跟上一任總監反映過,可原總監說一直以來都習慣了,你要改了他們還不習慣了,所以就沿用下來了。”
“哦,那技工、技術員有什么區別嗎?”“這個技術員與技工其實就是一個職位二種稱呼,反正文件里有二個職務名稱。”
看到方劍雄不語,小何補充到:“總監,您看能不能把公司的職務名稱整理整理?”
方劍雄為小何有這樣的觀察力而高興:“嗯,你這個意見值得考慮!回頭你把公司的組織結構圖、定員定編崗位說明書,以及工作流程文件的電子檔發一份給我。”

小貼士:
一個企業的職位名稱,原則上應該統一稱謂,隨意性導致員工莫衷一是,也給招聘時應聘人員帶來不同的理解。HR在整理職位名稱時,注意公司內部稱謂的統一外,還應考慮與地域范圍的企業職位,行業內企業職位,國家職位標準等相統一。

五、原來是老板的問題

走訪了這個Y公司,與各位主管簡單的做了溝通,回到辦公室,對今天上班第一天的經歷進行一個簡單的總結,這是方劍雄一直保持的優良習慣。這時,一陣清脆的電話鈴聲打斷了方劍雄的思考。
“喂!小方嗎!”電話那頭傳來董事長壓抑的聲音。
“在!董事長,有什么事嗎?”
“你晚上6:30在集團會議室,我們開個會。”
“好的,我準時參加。請問會議主題是什么?”
“你參加就行了”董事長看來有點不耐煩。
方劍雄放下電話立即找來小何,“小何,你知道董事長今晚開會的主題嗎?”
“不知道呢?方總監,您是說是董事長召開嗎?”
“是的”
“看樣子一定是什么大事,董事長一般不主持召開會議,都是周總主持的。不過您等會兒,我去打聽打聽!”說完小何就小跑出去了。
過了半個多小時,小何敲開了方劍雄的辦公室,“方總監,今晚開的是產品延誤交期的檢討會,由周總主持,有業務部、采購部、生產計劃部、物料部、生產部門的主管參加。本來沒有通知你參加的,是董事長要您列席參加,所以才安排您也去聽聽!”
“行,那你下去吧” 方劍雄微笑著說。
會議一直挨到快6:50分,各部門與會人員才陸續到齊。周總與董事長也遲到了近10分鐘。周總正要發脾氣斥責來得最晚的生產總監被吳董制止了。
“我先說二句,首先給大家介紹下,這位是新來的HR總監方劍雄。我們歡迎方先生加入我們集團,一起書寫辰光的歷史!”吳董激昂的講話換來了熱烈掌聲,方劍雄連忙起身向大家致意,吳董示意方劍雄坐下。
“第二,今天我不發言,我只聽你們講,請各部主管給我一個明確的交代,你們是怎么管理的?今天不找出原因、找出責任人、拿出改善的措施,大家都不要下班!”吳董臉一沉,聲音也變得嚴厲無比。一時間大家都默不作聲,氣氛驟然緊張。
還是周總打破沉寂,“那,先請業務部王總監講講”。
于是王總監介紹了事件的經過:H客戶屬于新開發的美洲客戶,這個客戶業務部已經跟蹤了一年,光樣品就提供了三次,客戶來公司考察了二次,上上個月才下了十五萬套的訂單,按合同50天交貨,結果還有五萬套沒辦法按期交貨。客戶一氣之下終止了合同,剩下沒發貨的五萬套客戶也不要了,按合同還要追究公司三十多萬美金違約金。在業務部與董事長的直接協調下,客戶才勉強答應公司將產品空運給客戶,不予追究公司違約金。雖然將這一違約造成的訂單事件化解掉,但仍增加了空運成本15萬美金。
于是大家從業務部開始,都來找原因:
業務部講訂單還在意向型階段,已經用郵件知會了相關部門做好預準備,在合同簽訂后的當天業務部就把出貨計劃表下給了PMC部、進出口部。
PMC部說第二天就組織編制了物料需求計劃表及生產計劃表,并召開了生產協調會,根據物料需求計劃表,將物料采購計劃分解出來了。
采購部說因采購經理出差耽誤了三天,待采購計劃審核好后,交給老板審核單價又花去了一個星期。但我們還是按時將材料采購回來了。
生產部門主管說,你們采購部確實是在生產前將材料采購回來了,但是電線達不到外觀與絕緣等級標準,我們投入了大量人力去挑選,也才挑了20%能用。害得我們趕計劃交期,全部只做了半成品,連車間廁所都堆滿了無處放。等到要交貨了,電線還沒回來,延誤交期怎么能怪我們?
采購部說電線是差了點,我們也向老板反映過,但按客戶標準采購供應商要漲價,老板不批啊!等到電線出現問題了,我們的報告還一直壓在老板那里,我們也沒辦法呀!
追究來追究去,最后大家一致認為,造成延誤責任是老板沒有及時審批報價單,導致了不能按時生產,按期交貨。
吳董坐在那里聽他們七嘴八舌議論,額上青筋直冒,最后竟拂袖而去。

小貼士:
崗位分析工作是人力資源管理中最基礎的工作,一個企業如果出現員工對自己的職責不清晰,不知道自己該做哪些工作?出現互相扯皮推諉,甚至連職務的都混亂不清的時候,這就必須要做崗位分析,對各類性質、特征、工作任務、職責權限、崗位關系等做統一規定。 

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