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時間管理培訓中的那些事兒!
    時間:2015-04-10

       時間管理培訓是每個人都需要重視和修煉的基本技能。

 

       這么說,是因為三方面的原因,這就是“WHY”:

1.人生命有限,要讓自己一輩子過得有意義,就要把生活變得更豐富多彩,但要想豐富多彩就要好好安排時間。

2.想法太多,精力有限,只能讓最有效的時間干最有成效的事情。

3.每天的事情很多,需要有先后輕重的區別,時間管理能夠讓你懂得怎么做。


       時間管理其實對時間的管理是表象,中層是對自身習慣的培養和管理。深層的意義其實是對自己人生的管理,所以,管理好了時間,最終決定的是自己的人生目標的實現。所以時間管理的短期目標是讓自己能夠知道什么時間該做什么事兒,如何把事兒做好。

 

       中期目標是讓自己養成好的時間使用的好習慣,并通過這個好習慣達成好的生活狀態,那就是工作和生活的平衡。

 

       終極目標是達到人生價值實現。因為我們都知道一句話:行為形成習慣,習慣形成性格,性格決定命運。就是這個道理。彼得德魯克老人家說過:企業的價值在于創造客戶。而引申過來,人的價值就是:在有生之年干了最多的有意義的事兒!

 

       那什么是有意義的事兒呢?許三多說:好好活著就是有意義的事兒,有意義的事兒就是好好活著!說的太有內涵了!但怎么是好好活著呢?可能許三多說不出來了,肯定不是“愿天下‘天下無賊’”。回到時間管理這個事兒上來說,肯定是用有限的時間干了幾件有意義的大事兒,讓自己滿意了,讓自己感覺“爽”了!


       那接下來,小編就跟大家聊聊怎么讓你自己“攤上大事兒”,并且能夠把大事兒弄好吧。純屬個人之見,不代表CCTV和MTV。

 

首先,就是挑選出三件大事,設置成三只“青蛙”。

       這是什么意思?什么算是大事兒?為什么又成了“青蛙”呢?這三件大事兒,通俗來說,就是對你至關重要的事情,它們會牽涉到你的工作、生活方方面面,也就是說會影響到你“自我實現”的那種事兒。怎么選擇呢?用什么標準?用“生命平衡輪”。對于時間管理,老莊認為,從大的維度說,用到一個工具就是“生命平衡輪”,從中的方面說,就是“時間管理四象限”,從小的方面說,就是“番茄時間”。大中小,點線面都兼顧到了。

       接下來,我們就聊聊“生命平衡輪”。作為一個區間需要必須完成的重要但不緊急的大事,選八個重要緯度,評價現在的狀況,要選擇什么是最重要的事情,就是讓自己生命平衡的維度的事件。

       怎么做好“八個維度”設置的問題。

       不同階段最重要的事情不同,所以要按照一定時間區間來確定,并且這個過程是動態的。每個人都是關注和牽涉到不同方面的。人要達到身心靈平衡,要實現工作生活兼顧,要成為投入產出極佳的個體,就需要關注方方面面。

       在選定了八個維度之后,然后對每個維度進行評價打分,每個維度10分,按照從中心到最外依次增加,這樣,把每個維度你的分數確定的按個點連接起來,就形成了一個圖形(通常叫“雷達圖”),這就是你現在的人生狀態。通過這個圖,你就明白你現在的狀態,也就能確定你接下來要優化調整的方面了。

       怎么辦?從不足的地方選擇三個你最想優化的維度,作為你接下來一個階段的三件大事,這就是讓你逐步達成生命平衡的第一步,選擇三件大事。

       在選擇了三件大事后,接下來就是分解,量化的階段確定。怎么設置區間和時間節點?按照以終為始和smart法則。這是兩個相關聯的圖,生命平衡輪圖是一個反應整體狀態的,偏重于感性,而SMART圖,是理性的,是讓你通過量化指標達成目標的。


其次,是把你的時間和事項進行對應分配。

       這就用到時間管理四象限。就是你選擇了三件大事兒,肯定在實現過程中會有其他大大小小的事情,這就涉及到該怎么安排和平衡這些事情的問題。所以,我們都知道時間管理四項限,但是我們卻不知道對于自己來說,到底什么是緊急不重要,什么是不緊急但很重要的事情,因此,四項限使用不好或根本不知道如何使用,就可以理解了。

       首先是“重要但不緊急”象限。我們剛才通過“生命平衡輪”讓我們選擇了三個事項,這就是我們放在這個象限里面的事情,這是讓你長久平衡狀態的關鍵。要平衡,就要知道你最關注哪些方面,這樣才能知道從哪些方面去考量自己每個部分的狀態。所有的工具都是為了目的而服務的,沒有了清晰的目的,那所有的工具都是無效的,至少是事倍功半。這就是你一定要長久關注,并且吃掉的“青蛙”。他們可能很丑,完成下來可能很費勁,但是是對你至關重要的。

       在確定了重要但不緊急的“要事”后接下來確定“緊急且重要”,一般確定這個方面,如果在工作中,就是工作中的“大目標”,通過把大目標分解后的事件。比如接下來本年度重點是做好內訓師培養。那接下來就是把這個整體年度目標分解到季度,然后再分解到月度和每周。這樣就確定了“重要且緊急”項。

       “緊急但不重要”就是隨機事件或雜事。我們都知道這部分事情要盡量分配他人去做。但是這是在有別人或下屬可以分配的前提下。那如果自己只是“光桿司令”呢,怎么辦?老莊的原則就是“1.2.3”方法。

       其中“1”:就是判斷是否5分鐘以內能夠完成,如果可以,那么立刻辦,做完即可記錄下來,或反饋給相關人員,就算搞定。如果判斷超過5分鐘,那就先記下來,告訴對方,忙完手頭事情立刻做。

       其中“2”:就是分成立刻做或記下來事后做兩種情況。

       其中“3”:就是找三種資源,包括:誰能幫助我(誰是做這個最佳人選),通過什么方式干,以及如何反饋對方。 

       最后一個是“不緊急不重要”,那就拒絕吧,和你不相干,做了和你也沒什么關系,做它有什么意義呢?

 

       最后,在確定了四項限安排后,接下來就是“HOW”的問題了,怎么做呢?

       畢竟人的精力有限,但你的追求卻是在有限的時間內達到做最多的事情,并且做到最好。小編的方式是通過一個原則和一個工具。

       一個原則就是“20/80原則”,一個工具是“番茄鐘”。然后就是一個工具“番茄鐘”的使用了。

 

        什么是“20/80原則”?就是你要把20%時間留給“重要到不緊急”事項,把80%時間留給其他三項事項。這樣就永遠能讓你關注到那些對你至關重要到很容易忽視的事情。比如健身對身體健康,比如開通云課堂講課對你的講師發展。等等。

       什么是番茄鐘呢?該怎么用呢?有一本書叫《番茄工作法》就是專門講這個工具應用的,可以拿來看看。

       使用方法很簡單。其原理就是你需要在一段時間內集中做好一件事,不要三心二意,想著什么都兼顧到。這在《卓有成效的管理者》的時間管理部分,德魯克就說過:要完成任務,卓有成效,就一定要留出大段時間來專門做它。主要包括如下幾個步驟:1.確定一個事項。2.設置幾個“番茄鐘”,每個番茄鐘30分鐘,25分鐘用于集中精力工作,然后5分鐘簡短休息調整。四個番茄鐘,成為一個番茄鐘組,在第四個番茄鐘“25分鐘”后,有一個“15分鐘”大的休息時間,讓你可以好好休息調整一下。


       這樣,就是讓你通過有效的時間,獲得了更多的收獲。總結起來,確定方向用到“生命平衡輪”,選定人生狀態優化方向,從而選定“重要但不緊急”的三件大事兒,作為長期關注和努力的方向,并在每天都至少用“20%”時間做這三件事。其次,是在其他事情時間使用是,用到每天的“80%”時間。然后通過SMART原則進行量化,最后通過“番茄時間法”進行實施。這樣,一段時間下來,你會發現不光你對時間管理有了更多認識,也對你的人生狀態有了更深的理解,也最終才能實現“自我實現”的圓滿平衡的狀態。

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