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“中國式民企思維管理”創作人之一湖南永州職業技術學院創業分院客座教授工作經歷：從高級職業經理人，國家高級人力資源管理師成長過來，曾任慧泉國際咨詢顧問有限公司培訓師、管理咨詢師；有十幾年從基層到中層，再至高管大中型企業統籌管理的實務經驗及多年民企職業經理人..

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淺談企業行政管理

時間：2011-07-15 作者：蔡忠成

業組織架構中，較為完善的，都少不了一個行政部門，然而在民營企業的現實管理中，這個部門又倍受其他部門和人員的非議，其原因是行政工作多是服務性的，而且工作成績又沒有明顯的結果，在工作考核中又不能量化，一般容易被老板忽視，在有的公司甚至被老板認為是可有可無的，所以該部門的主管人員在目前來說，流失量比一般其他部門主管人員流失量要大得多。其實，行政部作為公司的一個幕僚部門，肩負整個公司的管理重任，不僅為公司正常的運轉提供了服務平臺，而且為公司的所有活動提供各種支持和服務。行政工作運作的好壞，直接關系到整個公司的規范化進程，企業在運作過程中如同一個運動的車輪，所有的零部件必須嚴密結合，充分發揮本身的作用，才能跑得快、跑得穩，才不會在跑動的過程中散架，而行政管理工作就好比潤滑油，適量的潤滑可以使車輪跑得更輕、更穩、更快。

企業行政管理工作范圍，在廣義上講，包括辦公事務、行政事務、人資、財會等方面；狹義上其實就是以行政工作為主，負責行政事務和辦公事務，具體包括相關制度的執行和推動、日常辦公事務管理、辦公用品管理、車輛、安全、衛生、后勤等工作。所有的工作，最終目標是通過各種規章制度和人為努力使部門之間或者相關企業之間形成密切配合的關系，使整個公司在運作過程中成為一個高速并且穩定運轉的整體，用合理的成本換來員工最高的工作積極性，提高工作效率，完成公司下達的各項任務目標。筆者經過多年行政工作經驗總結，個人覺得，做好行政工作，應該做到以下幾點：

1、明確崗位職責。崗位職責是企業實施現代標準化管理的基本制度，它明確了企業從業人員崗位的主要工作內容和基本要求，以及任職所需要的基本條件，通俗地說就是回答了崗位人員應該做哪些事、做到哪個界面、做到什么程度、工作的接點和上下級以及任職的條件等。系統化、標準化、規范化、針對性強的崗位職責是企業實施標準化管理的基礎和前提。

2、加強溝通。溝通包括縱向溝通和橫向溝通，縱向溝通分為與上級領導和下屬部門溝通，與上級溝通，要充分領悟上級領導的意思，把握住方向，同時將自己和下級部門的觀點很好的傳達給上級領導，要有較好的觀察分析能力和表達能力，跟上級領導溝通言辭要簡潔明了，抓問題點，要充分領悟上級領導表述的或潛在的含義，方能與上級領導步調一致，行之有效的開展工作，與下級溝通主要是執行上級領導的決議以及收集下級部門各項信息，需要有較強的應變能力和組織能力，該說的與不該說的，焦點問題如何應對，緩解可能出現的矛盾和分歧；橫向溝通包括公司內部相關職能部門，與關系企業窗口部門和外界媒體政府機關等，在傳達精神和布置工作任務時，務必真誠、謙虛，與外界溝通需要有較強的適應能力與自我控制能力。

3、注重信息的收集和整理，并及時提供給管理者。信息包括企業外部信息和企業內部信息，外部信息包括：國家政治、法律、經濟、政策規定；社會習俗、風俗、時尚變換；市場需求、消費結構、消費層次的變化；競爭企業信息、科學技術發展信息、突發事件等。內部信息具體包括財務狀況、生產狀況、產銷狀況、采購、庫存等信息；設別的使用和管理；人力資源等。作為一名行政管理人員最重要的是要及時了解企業內部情況發展變化和國家政府機關相關政策和法律規定的變化。

4、培育傳播企業文化。在企業中，僅僅用薪酬留人是不夠的，還要用企業文化去吸引人、感化人，也就是我們通常說的人文管理，企業文化的建設包括四個放面，需要全體員工的參與。

（1）、組織結構清晰，戰略目標明確。分工明確，這是企業發展的基礎，企業不僅要有近期目標，更要有遠期規劃，行政管理人員應該協助企業管理者制定一個實用的組織架構，并制定近、遠期戰略目標，從而形成一個完善的團結的團隊。

（2）、參與建立完善的績效評價標準，形成公平競爭的平臺，這個平臺充滿競爭、激勵、開放、交流的特征，管理者不完全控制員工做事情的方式，而是衡量做事情的結果，任何人能上能下。

（3）、注重企業形象建設。包括物質形象和精神形象，物質形象包括司榮、司貌、技術裝備、產品、服務設施等，精神形象包括員工精神面貌、企業風格、人文環境等。

（4）、重視人才。用企業的發展凝聚人，用榜樣激勵人，用員工成才教育人。企業在給員工發展空間的同時，注重提供給員工再學習的機會，對員工的職業生涯進行規劃和設計，讓每個員工對未來充滿信心，對公司充滿歸屬感和認同感。

5、踏踏實實地去執行，完善成熟的制度有了，既定的目標有了，關鍵就是要做好，要落到實處，要明白該做與不該做，怎么做，如何更好更快的完成該做的事情，要形成企業執行的制度和文化，讓執行影響到每一個員工，達到既定目標。

核源企管首席企業顧問、咨詢專家、企業家私人教練蔡國瓊老師認為，作為行政管理系統來說，在現代企業當中要作好四大建設；一是協助各部門作好企業制度建議，二是負責作企業文化建設，三是協助人力資源部門作好企業的人才梯隊建設，四是協助營銷部門做好企業品牌建設；行政高層領導的職能主要是起到領導、組織、協調、統籌的作用，行政執行層的作用是配合各中心、部門作好執行、監督、與日常事務行政管理工作。

總而言之，行政部門的最終目標就是確保公司正常運轉，為企業創造經濟效益，這也是行政部門存在的價值。作為行政工作者，不僅要有才華，知識面廣，溝通表述能力強，還需要有實干精神，不能只說不做，言必信、行必果，必然能做好行政工作，達到企業領導者的要求

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