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高級秘書助理和行政人員技能提高訓練營

課程編號:14909   課程人氣:1901

課程價格:¥3200  課程時長:2天

行業類別:不限行業    專業類別:人力資源 

授課講師:敦平

課程安排:

       2015.1.16 上海



  • 課程說明
  • 講師介紹
  • 選擇同類課
【培訓對象】
企業各級行政管理人員、各級助理和秘書、辦公室主任、前臺人員等

【培訓收益】
明確各級行政管理人員的職業發展方向,崗位認知,職責明確,明確行政管理工作必須掌握的各種專業知識,學會奠定非領導的“領導“地位;運用流程化管理技能提升行政管理工作水平,有效利用時間管理的工具,提高自身工作效率;

【舉辦時間】
2015年01月16-17日上海  2015年03月27-28日深圳
2015年04月17-18日上海  2015年04月24-25日北京 2015年05月15-16日深圳
2015年05月29-30日上海 2015年06月12-13日北京 2015年06月26-27日深圳
2015年07月10-11日上海 2015年07月24-25日北京 2015年08月07-08日深圳
2015年08月21-22日上海 2015年09月04-05日北京 2015年09月11-12日深圳
2015年10月16-17日上海 2015年10月30-31日北京 2015年11月13-14日深圳
2015年11月27-28日上海 2015年12月11-12日北京 2015年12月18-19日深圳
2016年01月15-16日上海
 
第一部分職業素養篇
一、行政人員(秘書/助理)的職業特性與素質要求
1.準確自我定位
初級:事務性文員
中級:事務性文員+協助管理
高級:獨立管理+事務處理
視頻:為什么不提拔我?
現場演示:“用什么方式說話,永遠比說什么更重要”
2.優秀人員的勝任素質
如何提升秘書/助理/前臺人員的素質
優秀與一般的差異——修煉良好心態
案例分析:對待崗位的三種不同觀點的人,命運怎么就這么不一樣呢?
第一種人認為:初級秘書、文員不就是端茶倒水,接聽電話,就是個“萬金油”角色;
第二種認為:吃年輕飯,混日子;
第三種可是個有心人,知道腳下的路該怎么走,剖析她的成功路是怎么走的。
如何理解五星級的秘書/助理——從優秀到卓越
案例:老板眼中的五星級秘書/助理
二、職業生涯規劃
1.什么是職業生涯規劃?
2.為何要進行個人職業生涯規劃?
分析自我,確立人生的方向
準確評價個人特點和強項,在秘書/助理的職業競爭中發揮個人優勢
看到秘書/助理/前臺人員職業發展規劃的前景,提供前進的動力
小組討論:獲得員工成長與企業績效的雙贏
3.職業生涯規劃的簡單步驟
掌握SWOT分析工具進行自我分析
運用“5W提問”法進行自我分析
WhatIam?我是什么樣的人?
WhatIwant?我想要什么?
WhatIcando?我能做什么?
WhatfitImost?什么是最適合我?
WhatIcanchoose?我能夠選擇什么?
走進實戰:“我的命運我把握,我的前途我做主。”
運用SWOT分析工具認識自我
你知道您是幾號性格的人嗎?你不能在困惑了,結束一直“茫、盲、忙”的狀態
——建議尋找通過20%的努力就能到達80%的效果的領域發展
視頻:同樣的事情為什么我就做不好?
三、秘書/助理職場禮儀規范
1.塑造良好的個人職場形象
著裝的TOP原則
“拒絕”著裝敗筆——著裝誤區
恰當的肢體語言讓自己成為一個有素養的人
案例:為什么不錄用我,我錯在哪呢?
2.基本職場禮儀
辦公室禮儀
待禮儀——形體儀態的訓練
站姿—體態美的起點
坐姿—高雅儀態的展示
走姿—動態美的展示
表情—內心世界的窗口:目光、笑容
接待禮儀
電話禮儀與應對技巧
現場演示:如何著裝讓我更優雅和自信
四、辦公場所5S管理
5S的概念
推行5S的重要性
如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作
長期有效地推動5S工作的注意事項和操作方法
現場模擬:算一算人生有多少年在工作?良好的環境對我們有多重要,教會你5分鐘快速掌握5S技巧
職業形象塑造,不是您個人的事,常聽到這樣的話,看到您就看到了您領導的品味。責任重大
——從改變自己開始吧!
案例:為什么有需求,見了我后需求就沒有了

第二部分工作技能篇
一、時間管理及工作統籌技巧
1.時間管理的誤區
2.時間管理的原則
目標管理與80/20法則
緩急輕重的優先管理
個人時間與領導工作時間計劃與安排
3.時間管理小竅門
4.辦公室接待與電話處理
上級的時間管理與安排
5.自我情緒控制與壓力管理
上司出差日程管理與工作計劃
案例:如何管理上司的時間——幫領導做計劃的技巧
小組討論:“你一天的工作是怎么安排的?”
如何管理你好你的時間,讓自己活出精彩?
案例:從種樹任務分析您解決問題的思路
——做正確的事,不僅是把事做對
大家認為是否能在3年時間內,獲得15年的工作經驗?
——其實是可能的,老師親身經歷和大家分享時間管理的秘訣
二、會務組織與管理
1.成功組織會議的技巧
2.組織階段的工作:
會前準備
會中協助
會后整理
3.會議座次安排的學問
練習:小組討論:如何協助召開公司例會
案例:如何應對會議中的“漏洞”?
現場模擬:會議記錄及紀要訓練
三、信息、文檔管理與運用
1、信息收集
信息工作的六個基本要求和三個訣竅
收集信息工作的三個訣竅
信息的查實及傳遞
信息的儲存與保密
2、文檔管理
文檔分類及儲存的工作規范
文檔查閱及分裝的工作規范
文檔銷毀及保密的工作規范
案例:李秘書的返工引起的深思
四、行政公文寫作技巧與處理實務
1、行政公文寫作的基本要求
2、行政公文的格式
3、常用行政公文寫作及公文格式要素范例
通用公文:
報告
請示
批復

決定
公告
通告
事務公文:
工作計劃
工作總結
會議紀要
禮儀文書:
請柬
介紹信
推薦信
案例分享:請示/報告混為一體
撰寫初稿練習:通知/報告/總結三種具體文體的大綱如何寫
現場研討:領導公文文種混淆(關于……請示報告),您是知道領導錯了,您如何提出來?

第三部分統籌管理篇
一、秘書/助理人際溝通與工作協調技巧
游戲導入:通過“無聲語言”游戲深刻體會溝通的涵義,并導出溝通的意義所在。
1.成功溝通的秘訣
學會聆聽:不輕易打斷對方的話
怎樣反問:了解對方的需求
如何肯定:肯定對方——微笑、點頭、是是是
表明立場:拒絕的藝術
提出解決方案:提出2-3個解決方案
案例:如果是你該怎么說?
——為想當然認為他的想法就是我的想法所付出的代價
2.有效溝通過程及環節
信息發送、接收、反饋
有效發送的技巧
現場演示:溝而不通的后果給我們帶來的啟事
3.認識你的溝通對象
與上級溝通的原則
與各種性格的領導打交道技巧
跨部門的溝通技巧
與客戶溝通
游戲:究竟是誰的錯?
研討九型人格學問——教您認識自己和他人的工具
——只有“懂領導”才能幫領導
二、行政管理人員辦公室事務管理
后勤管理(前臺、車輛、食堂、清潔)
辦公室設備管理(電話、傳真、復印機、電腦)
員工安全和保密工作
公共關系管理
全景案例:某公司年度大型慶典活動策劃始末
案例:如何應對車輛管理的“漏洞”?
三、事物性項目性工作的組織管理
事務工作有哪些
學會列事務清單
用項目計劃管理工作
沙盤演練:如何設計大型接待計劃并實施
四、課程分享:我學到了什么?
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